Wie wir Copilot eingeführt haben

Der Einstieg: kein Kick-off, sondern Gespräche

Ich bin nicht mit einer großen Schulung oder einem Kick-off gestartet. Es gab keinen Moment, in dem wir gesagt haben: Ab jetzt machen wir Copilot.

Ich wusste zu dem Zeitpunkt, als ich die Rolle als Copilot Ambassador für mich angenommen habe (siehe erster Blogartikel dieser Serie), selbst noch nicht genau, wo wir stehen und was wirklich gebraucht wird. Eine saubere Einführung wäre schnell gebaut gewesen. Ob sie im Alltag geholfen hätte, ist eine andere Frage.

Ich habe deshalb mit Einzelgesprächen angefangen. Dabei gab es einen roten Faden, damit ich mit allen über dieselben Themen sprechen konnte. Es ging nicht darum, Copilot zu erklären. Es ging darum zu verstehen, wie aktuell gearbeitet wird.

Die Fragen waren bewusst einfach gehalten:

• Wie schätzt du selber dein KI-Know-How ein?

• Für welche Aufgaben nutzt du aktuell KI und welche Tools setzt du dafür ein?

• Würdest du gerne mehr KI einsetzen und hast bereits passende Use Cases im Kopf?

• Welche Herausforderungen siehst du beim Einsatz von KI?

Das klingt unspektakulär. Genau deshalb hat es gut funktioniert. Die Gespräche waren offen, unkompliziert und haben ziemlich schnell gezeigt, dass "Copilot eingeführt" etwas völlig anderes bedeutet als "Copilot wird genutzt".

Was dabei schnell klar wurde

Nach den ersten Gesprächen war relativ eindeutig, dass wir keinen gemeinsamen Ausgangspunkt haben.

Ein paar Beispiele aus diesen Gesprächen:

• jemand nutzt regelmäßig KI privat, hat Copilot aber noch nie geöffnet

• jemand arbeitet im Copilot-Chat, kennt aber die Integration in den Apps nicht

• jemand sieht keinen Unterschied zwischen den verschiedenen KI-Tools

Dazu kamen unterschiedliche Erwartungen. Eine Person möchte Zeit sparen, eine andere verstehen, wie Copilot funktioniert, und wieder jemand wartet erst einmal ab, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt.

Für mich war deshalb schnell klar, dass ich diese Unterschiede nicht "geradeziehen" muss. Es bringt wenig, alle möglichst schnell auf denselben Stand zu bringen, wenn die Ausgangspunkte so unterschiedlich sind. Sinnvoller ist es, genau das sichtbar zu machen und darauf aufzubauen.

Vom Gespräch zur ersten Struktur

Ich habe die Ergebnisse der Gespräche gesammelt und strukturiert.

Da ich jedes Einzelgespräch nach Zustimmung mit dem Facilitator (siehe Blogartikel) zusammengefasst habe, konnte ich die Ergebnisse in einem Copilot Workbook teamweise sammeln und daraus die wichtigsten Aspekte extrahieren.

Die Fragen waren oft ähnlich:

• Wie nutze ich Copilot sinnvoll im Alltag?

• Wie formuliere ich eine Aufgabe so, dass ich ein brauchbares Ergebnis bekomme?

• Was kann Copilot überhaupt und was nicht?

• Wofür brauche ich eine Lizenz?

Gleichzeitig gab es Unsicherheit. Beim Prompten, bei der Einordnung von Ergebnissen und bei der Frage, ob das gerade so passt oder nicht.

Auf Basis dieser Muster habe ich die ersten Schulungsunterlagen aufgebaut. „Unterlagen“ trifft es nicht ganz. Es war eher ein strukturierter Einstieg, damit alle mit einer gemeinsamen Grundlage starten konnten.

Die ersten Schulungen

Die ersten Schulungen waren bewusst pragmatisch und alle unterschiedlich. Zum einen, weil in den Teams andere Schwerpunkte gesetzt waren und zum anderen, weil sich Copilot zwischen den Schulungen weiterentwickelt hat.

Ich habe mit echten Aufgaben gearbeitet. Dokumente, Präsentationen und typische Arbeitssituationen. Dinge, die gerade ohnehin auf dem Tisch lagen.

Die Themen waren einfach:

• Chat sinnvoll nutzen

• Copilot in den Apps einsetzen

• Aufgaben klar formulieren

• verstehen, wann Copilot hilft und wann nicht

Dazu kamen weitere Grundlagen wie Lizenzen oder Personalisierung.

Für die Schulungen war ich darauf vorbereitet, alles an meinem Bildschirm zu zeigen. Bei Fragen habe ich dann häufig darum gebeten, dass die Kollegin oder der Kollege den Bildschirm teilt. So konnten wir direkt an der konkreten Aufgabe gemeinsam nachvollziehen, wo es hakt.

Was danach passiert ist

Die ersten Reaktionen waren durchweg positiv. Das hat mir gezeigt, dass wir mit unserem Vorgehen auf einem guten Weg sind.

Einige Rückmeldungen haben sich wiederholt:

• davon nutze ich noch ganz wenig

• ich habe bisher nur gechattet

• das probiere ich direkt aus

• das könnte für meine Arbeit passen

Diese Rückmeldungen zeigen ziemlich gut, wo wir stehen. Es gibt Interesse und Neugier, aber auch noch viel Abstand zwischen "gesehen" und "genutzt".

Weniger vormachen, mehr selber machen

Nach den Schulungen gibt es weiterhin, eher sogar noch häufiger, Rückfragen zur Nutzung von Copilot. Wichtig ist mir dabei, dass wirklich jede Frage gestellt werden kann. Auch Dinge, die ich in der Schulung gezeigt habe, oder vermeintliche Kleinigkeiten. Niemand soll sich scheuen, nachzufragen. So lernen wir gemeinsam am meisten. Wenn sich eine Frage nicht direkt im Chat klären lässt, treffen wir uns kurz und ich lasse mir das Problem direkt am Bildschirm zeigen.

Ein typischer Ablauf sieht heute so aus:

• jemand zeigt die eigene Aufgabe

• formuliert einen ersten Prompt

• bekommt ein Ergebnis, das eher mittelmäßig ist

• wir passen gemeinsam an

Hier lerne auch ich am meisten, weil sich unsere Arbeitsweisen selbst bei ähnlichen Aufgaben zum Teil ziemlich unterscheiden.

Außerdem entstehen dabei Erfolgserlebnisse direkt im Team. Ich kann sie später aufgreifen oder die Kollegin beziehungsweise den Kollegen bitten, die Erfahrungen selbst zu teilen.

Mit den ersten Schulungen war Copilot bei uns nicht mehr nur ein Thema, sondern wurde Schritt für Schritt Teil des Arbeitsalltags.

Welche Punkte dabei besonders gut funktioniert haben und welche Herausforderungen uns begegnet sind, darum geht es in einem nächsten Artikel.

Austausch

Mich interessiert, wie ihr gestartet seid.

Seid ihr direkt mit Schulungen eingestiegen oder habt ihr euch erst einmal einen Überblick verschafft?