Wie ich Copilot Ambassador wurde

Die ersten Versuche

Als ich angefangen habe, Copilot intensiver zu nutzen, war das keine bewusste Entscheidung. Es waren einzelne Situationen im Arbeitsalltag, in denen ich ausprobiert habe, ob und wie mir das Tool helfen kann. Meistens ging es um Aufgaben, bei denen ich ohnehin Zeit verliere: längere Dokumente, Ausschreibungsunterlagen, Konzepte oder andere Unterlagen, bei denen man sich erst einmal durcharbeiten muss, bevor klar ist, wo die relevanten Punkte liegen.

Ich bin dabei vorsichtig eingestiegen. Beruflich wollte ich auf keinen Fall eine Schatten-KI aufbauen. Genau das hatte ich vorher bei mir selbst schon teilweise gesehen: mehrere Tools parallel, je nach Laune oder Ergebnis gewechselt, wenig Struktur, viel Ausprobieren. Für private Fragen ist das meistens egal. Für berufliche Aufgaben wollte ich das nicht einfach so laufen lassen, weil es am Ende weder sauber noch besonders nachvollziehbar ist. Das klingt im Rückblick sehr vernünftig. In der Situation selbst war es vermutlich eher eine Mischung aus Neugier, Vorsicht und dem Wunsch, nicht aus Versehen die falsche Abzweigung zu nehmen.

Also habe ich stark anonymisiert, Namen rausgenommen, Projektdetails entfernt und Inhalte vereinfacht. Teilweise war danach vom ursprünglichen Kontext nur noch so viel übrig, dass Copilot höflich antworten konnte, aber fachlich nicht mehr besonders viel zu greifen hatte. Das Ergebnis war entsprechend: formal ordentlich, inhaltlich oft zu flach. Ich hatte den Kontext entfernt und mich gleichzeitig gewundert, warum Copilot keinen Kontext liefert. Man muss fair bleiben: Dafür konnte Copilot ausnahmsweise wirklich nichts 😉

Der Moment, in dem es besser wurde

Mit der Zeit habe ich besser verstanden, wie Copilot im Unternehmenskontext einzuordnen ist und welche Unterschiede es zu frei zugänglichen KI-Tools gibt. Dieses Verständnis kam über mehrere Wege: LinkedIn-Beiträge, Gespräche, Online-Sessions und das Nachlesen der verfügbaren Informationen. Entscheidend war für mich vor allem, dass ich irgendwann nicht mehr jedes berufliche Szenario so stark verfremden musste, dass es fachlich kaum noch brauchbar war.

Ich habe meine Nutzung danach angepasst. Weniger künstliche Vereinfachung, mehr Blick darauf, welche Informationen für die Aufgabe wirklich notwendig sind. Das war für mich ein großer Unterschied. Vorher hatte ich häufig Texte, die nett klangen, aber bei denen ich trotzdem wieder von vorne anfangen musste. Danach hatte ich eher Arbeitsstände, mit denen ich tatsächlich weiterarbeiten konnte.

Copilot wurde dadurch nicht magisch fehlerfrei. Ich habe aber gelernt, bewusster zu entscheiden, welche Informationen notwendig sind und welche nicht. Das hilft im Alltag deutlich mehr als pauschales Weglassen oder pauschales Vertrauen.

Der Punkt, an dem ich tiefer eingestiegen bin

Parallel dazu habe ich angefangen, mich intensiver mit Copilot zu beschäftigen. Ich habe recht schnell an Online-Veranstaltungen teilgenommen, Sessions angeschaut und Diskussionen verfolgt. Anfangs war das vor allem Interesse und irgendwann habe ich gemerkt, dass ich mich deutlich tiefer mit dem Thema beschäftigen wollte. Es gab einfach zu viele Beispiele, neue Funktionen und Erfahrungsberichte, die spannend waren. Ich schaue mir neue Funktionen gerne an, auch wenn ich noch nicht sofort weiß, ob und wie sie bei uns sinnvoll einsetzbar sind. Manchmal ergibt sich der Nutzen direkt, manchmal erst nach ein paar Wochen, manchmal auch gar nicht, aber dann weiß ich es wenigstens.

Gerade diese Veranstaltungen haben mir gezeigt, wie breit das Thema ist und gleichzeitig habe ich gemerkt, dass viele Beispiele aus größeren Organisationen stammen. Dort gibt es andere Strukturen, andere Rollout-Logiken und oft auch mehr formale Rollen. Vieles davon war interessant, aber nicht eins zu eins auf uns übertragbar.

Relativ schnell wurde für mich die Frage wichtiger, was davon bei uns im Alltag tatsächlich einen Unterschied macht.

Die ersten Gespräche im Team

Die ersten Gespräche im Team sind nicht aus einem Plan heraus entstanden, sondern ergaben sich nebenbei: in Meetings, in Teams-Nachrichten oder in kurzen Gesprächen zwischendurch.

Der Satz, den ich irgendwann ziemlich häufig gehört habe, war sinngemäß: „Kann man da nicht etwas mit Copilot-Magie machen?“

Diese Formulierung trifft es erstaunlich gut. Meistens gab es eine Aufgabe, die gerade lästig, unübersichtlich oder zeitaufwendig war. Eine Präsentation musste gebaut werden, ein Text sollte strukturiert werden, ein Dokument war zu lang oder eine Auswertung zu mühsam. Die Erwartung war selten vollständig ausformuliert. Es ging eher um die Hoffnung, dass Copilot irgendwo zwischen „mach mal schneller“ und „bitte nicht schon wieder manuell“ helfen kann.

Ich habe dann meistens direkt an der konkreten Aufgabe angesetzt. Das war deutlich sinnvoller als vorbereitete Demo-Beispiele, bei denen alles immer ein bisschen zu glatt läuft. In echten Aufgaben sieht man schneller, ob Copilot wirklich hilft oder ob man gerade nur eine neue Art gefunden hat, Zeit zu verlieren. Beides ist eine wichtige Erkenntnis, auch wenn die zweite weniger elegant klingt.

Mit der Zeit wurden aus diesen ersten Nachfragen konkretere Gespräche. Einige wollten wissen, wie sie selbst bessere Prompts schreiben. Andere wollten verstehen, welche Funktion für welche Aufgabe sinnvoll ist. Wieder andere wollten erst einmal sehen, ob Copilot ihren Arbeitsalltag überhaupt betrifft. Diese Gespräche haben mir geholfen, die unterschiedlichen Ausgangspunkte besser zu verstehen. Dabei habe ich selbst viel gelernt, weil jede Person Copilot anders nutzt, anders fragt und mit anderen Erwartungen startet. Das ist manchmal anstrengend, für Adoption aber oft hilfreicher als eine sauber vorbereitete Schulungsfolie, die am Ende niemandem wirklich schadet, aber nicht automatisch im Alltag ankommt.

Unsere Ausgangslage

Unsere Ausgangslage war alles andere als einheitlich. Einige hatten bereits mit KI-Tools gearbeitet und wollten direkt Dinge ausprobieren. Andere hatten Copilot kaum genutzt und waren entsprechend zurückhaltend. Dazwischen lag die ganze Bandbreite, die man in einem kleinen Team eben erwarten kann. Klein heißt nicht automatisch homogen. Das wäre praktisch, ist aber leider nicht die Realität.

Auch die Erwartungen waren sehr unterschiedlich. Einige wollten möglichst schnell neue Funktionen testen. Andere wollten erst einmal sehen, ob Copilot bei der eigenen Arbeit überhaupt einen konkreten Nutzen hat. Dazu kamen unterschiedliche Aufgabenbereiche und Arbeitsweisen. Was für eine Person ein naheliegender Use Case ist, ist für eine andere völlig irrelevant. Dadurch wurde schnell deutlich, dass wir mit einer einheitlichen Erklärung allein nicht weit kommen würden.

Die unterschiedlichen Lizenzen haben das Ganze nicht einfacher gemacht. Wenn jemand etwas zeigt, das bei anderen gar nicht verfügbar ist, entstehen automatisch Fragen. Diese Gespräche hatten wir häufiger als mir lieb war.

Warum ich mich gegen einen klassischen Ansatz entschieden habe

Ich habe mir angeschaut, wie Copilot in anderen Unternehmen eingeführt wird. Viele Ansätze arbeiten mit klaren Rollen, festen Programmen und definierten Multiplikatoren. Das ist strukturiert und kann für größere Organisationen gut funktionieren. Bei uns hätte dieser Ansatz wahrscheinlich zu viel Reibung erzeugt. Wir sind ein kleines Team mit unterschiedlichen Aufgaben, direkter Kommunikation und sehr individuellen Arbeitsweisen.

Der Gedanke war deshalb nicht, Copilot an wenige Personen zu koppeln, sondern möglichst vielen einen eigenen Zugang zu ermöglichen. Das ist organisatorisch vielleicht nicht der effizienteste Weg. Für unseren Alltag erschien er aber stabiler, weil Verantwortung Schritt für Schritt im Team ankommt.

Außerdem hätte ein klassischer Champion-Ansatz bei uns schnell dazu führen können, dass diejenigen, die ohnehin neugierig sind, noch sichtbarer werden, während andere eher abwarten. Eine gemeinsame Grundlage erschien deshalb sinnvoller als perfekte Individualisierung.

Meine Leitplanken

Ich bin ohne fertigen Plan gestartet, hatte aber relativ früh ein paar Leitplanken im Kopf.

Das Management sollte eingebunden sein, weil sich im Alltag schnell zeigt, welche Themen wirklich sichtbar sind und wofür Zeit eingeräumt wird. Wenn Führungskräfte Copilot selbst ausprobieren und darüber sprechen, hat das eine andere Wirkung, als wenn das Thema irgendwo in einer Schulungsunterlage steht und danach höflich ignoriert wird.

Außerdem sollten alle mitgenommen werden. Die Kolleginnen und Kollegen, die sofort loslegen möchten, brauchen natürlich Unterstützung, aber sie starten meist von selbst. Schwieriger und aus meiner Sicht relevanter waren die Personen, die noch keinen klaren Zugang hatten oder erst einmal verstehen wollten, ob Copilot für ihre Arbeit überhaupt relevant ist.

Der dritte Punkt war die individuelle Bestandsaufnahme. Ich wollte wissen, wo jede Person steht, bevor ich Schulungen vorbereite. Sonst wäre vermutlich eine ordentliche Einführung entstanden, die für einige zu einfach, für andere zu abstrakt und für mich nur optisch zufriedenstellend gewesen wäre.

Wie die Rolle entstanden ist

Es gab einen klaren Moment, in dem das Ganze auch benannt wurde. In einem Team-Meeting hat mein Chef mich als Copilot Ambassador bezeichnet. Ich hatte den Begriff vorher nicht aktiv genutzt, habe ihn in dem Moment aber sofort für mich übernommen. Die Bezeichnung passte zu dem, was ich bereits gemacht habe: ausprobieren, einordnen, erklären, Beispiele teilen und immer wieder schauen, wie Copilot in unseren Arbeitsalltag passt.

An meiner täglichen Arbeit hat sich dadurch nicht plötzlich alles verändert. Die Gespräche, die Tests und die Beispiele gab es vorher schon. Die Rollenbezeichnung hat dem Ganzen aber einen Rahmen gegeben. Ab dann war klarer, warum ich bei Copilot-Themen angesprochen werde und warum ich das Thema aktiv vorantreibe. Manchmal reicht ein Begriff, damit etwas, das ohnehin schon passiert, im Team sichtbarer wird.

Für mich war das auch deshalb hilfreich, weil ich die Rolle nicht als fertige Expertenrolle verstanden habe. Ich wusste nicht alles, und das weiß ich bis heute nicht. Davon ist Copilot auch viel zu schnelllebig. Ich habe die Rolle eher so verstanden, dass ich Dinge ausprobiere, Fragen aufnehme, Erfahrungen teile und versuche, das Thema bei uns pragmatisch voranzubringen.

Was daraus entstanden ist

Aus den ersten Versuchen wurde mit der Zeit ein klarerer Weg. Ich habe Copilot bewusster genutzt, mehr darüber gesprochen und stärker darauf geachtet, welche Fragen im Team immer wieder auftauchen.

Gleichzeitig wurde mir klar, dass Adoption in kleinen Teams anders funktioniert als in vielen Konzepten, die man online findet. Entscheidend waren eher die Situationen, in denen jemand mit einer echten Aufgabe kam und wir direkt ausprobieren konnten, ob Copilot dabei hilft. Nicht als perfekte Demo, sondern als Arbeit am offenen Objekt, inklusive Umwegen, Nachfragen und gelegentlich ernüchternder Ergebnisse.

Für mich hat sich an dem Punkt die Perspektive verschoben. Die Frage war nicht mehr, wie man Copilot erklärt, sondern wie unterschiedlich Menschen überhaupt an so ein Werkzeug herangehen.

Bevor daraus Schulungen, Unterlagen oder Formate entstanden sind, habe ich deshalb erst einmal versucht zu verstehen, wo die einzelnen Kolleginnen und Kollegen stehen.

Genau darum geht es in einem nächsten Artikel.

Austausch

Mich interessiert, wie das bei euch gestartet ist.

Gab es bei euch eine Person, die das Thema nach vorne gebracht hat, oder hat sich Copilot eher nebenbei in den Alltag geschlichen?