Bearbeiten mit Copilot in Excel

Excel war nie mein Problem

Excel begleitet mich schon fast mein gesamtes Berufsleben. Formeln, Tabellen, Auswertungen oder Diagramme gehören für mich ganz selbstverständlich zum Arbeitsalltag. Ich würde deshalb auch nicht behaupten, dass Copilot mir plötzlich Excel beigebracht hat.

Trotzdem gibt es inzwischen einige Situationen, in denen ich Copilot in Excel regelmäßig nutze, und zwar in Situationen, in denen ich schneller zu einem Ergebnis kommen möchte oder in denen die Herausforderung gar nicht Excel ist, sondern die Menge an Informationen.

Drei Beispiele aus meinem Arbeitsalltag möchte ich in diesem Artikel vorstellen.

Die Formel, die ich nicht schreiben wollte

Es gibt Aufgaben, bei denen ich genau weiß, welches Ergebnis ich haben möchte.

Zum Beispiel:

• Werte vergleichen

• Bedingungen kombinieren

• Textbausteine zusammensetzen

• Informationen aus verschiedenen Spalten zusammenführen

Früher habe ich dann angefangen zu überlegen, welche Formel dafür geeignet ist. Manchmal wusste ich das direkt. Manchmal bestand die eigentliche Arbeit darin, mich an die richtige Syntax zu erinnern.

Heute beschreibe ich häufig einfach in normaler Sprache, was am Ende herauskommen soll.

"Wenn Anbieter A und Anbieter B in dieser Spalte denselben Wert haben, dann soll X erscheinen. Falls nicht, dann Y."

Copilot erstellt daraus die passende Formel. Ich prüfe anschließend kurz, ob sie genau das macht, was ich beschrieben habe. Für mich ist das keine Abkürzung, sondern schlicht die angenehmere Art zu arbeiten.

Das spart viel Zeit und manchmal auch Nerven. Meistens wäre ich auch selbst relativ schnell zum Ergebnis gekommen. Trotzdem nutze ich es regelmäßig, weil ich mich lieber mit den Inhalten beschäftige als mit der Frage, ob jetzt Klammer Nummer drei oder Klammer Nummer vier fehlt.

Excel prüft Formeln zum Glück ziemlich konsequent. Meine Geduld macht das nicht immer.

Zu viele Kommentare, zu wenig Überblick

Der folgende Anwendungsfall kommt auch sehr oft im Arbeitsalltag vor:

Im Rahmen einer Ausschreibung erhalten wir regelmäßig Feedback von Kundinnen und Kunden zu den Anbietern. Das passiert häufig über Forms-Umfragen, deren Ergebnis anschließend in Excel landet und uns zur Verfügung gestellt wird.

Die Zahlen sind meist schnell ausgewertet und deutlich aufwendiger in der Analyse sind die Freitextantworten.

Wenn mehrere Personen ihre Eindrücke zu verschiedenen Anbietern schildern, kommen schnell viele Kommentare zusammen. Einige sind ausführlich, andere bestehen nur aus einem kurzen Satz. Manche benennen konkrete Stärken, andere lassen eher erkennen, welches Gefühl im Gespräch geblieben ist.

Wir müssen dann herausfinden:

• Welche Themen werden immer wieder genannt?

• Wo sehen die Beteiligten Vorteile?

• Wo gibt es Kritik?

Ich setze Copilot bei solchen Auswertungen ein, um zunächst Struktur in die Antworten zu bringen. Die Kommentare werden gruppiert, ähnliche Aussagen zusammengeführt und die wichtigsten Vor- und Nachteile herausgearbeitet.

Für mich beginnt an dieser Stelle erst die eigentliche Arbeit. Genau dort möchte ich meine Zeit verbringen und nicht beim Sortieren von fünfzig ähnlichen Kommentaren.

Ich prüfe die Ergebnisse, ordne sie fachlich ein und entscheide, was davon tatsächlich relevant ist. Copilot nimmt mir diese Bewertung nicht ab. Das brauche ich auch gar nicht, weil der Nutzen für mich davor liegt. Ich bekomme schneller einen Überblick über große Mengen an Text, ohne mich zuerst durch jede einzelne Antwort arbeiten zu müssen, und kann mich dadurch früher mit den Inhalten beschäftigen.

Der Kunde möchte ein Diagramm

Die dritte Situation klingt deutlich einfacher.

Ein Kunde möchte die Ergebnisse einer kaufmännischen Auswertung nicht nur als Tabelle sehen, sondern zusätzlich grafisch aufbereitet bekommen.

Die interessante Frage lautet in diesem Fall meistens nicht, ob ein Diagramm erstellt werden soll, sondern welches Diagramm sinnvoll ist.

Die Daten liegen bereits vor und Copilot analysiert die Struktur der Informationen, schlägt geeignete Diagrammtypen vor und erstellt die ersten Entwürfe direkt in Excel.

Manche Visualisierungsvorschläge passen richtig gut, mitunter sind sogar welche dabei, auf die ich nicht auf Anhieb gekommen wäre, und bei anderen Vorschlägen frage ich mich, wieso Copilot dieses Diagramm erzeugt, das so gar keinen Mehrwert liefert.

Ich nehme den ersten Vorschlag trotzdem selten einfach so. Er bringt mich aber oft auf eine Idee, die ich anschließend weiterentwickle.

Der Unterschied zu früher ist also, dass ich nicht mehr bei einer leeren Arbeitsmappe beginne. Ich habe einen ersten Vorschlag, den ich bewerten und anpassen kann.

Das erinnert mich an meine Erfahrungen mit Copilot in PowerPoint oder Word. Auch dort nutze ich die Ergebnisse selten unverändert. Häufig ist der erste Entwurf aber bereits gut genug, um weiterzuarbeiten.

Was sich dadurch verändert hat

Wenn ich diese drei Situationen vergleiche, fällt mir auf, dass keine davon etwas mit klassischer Excel-Expertise zu tun hat.

• Es geht nicht um besonders komplizierte Formeln.

• Es geht nicht um Pivot-Tabellen.

• Es geht nicht darum, jede Funktion von Excel zu kennen.

In allen drei Fällen hilft Copilot dabei, schneller von den Daten zur eigentlichen Aufgabe zu kommen.

• Die Formel wird erstellt.

• Die Kommentare werden strukturiert.

• Die Visualisierung wird vorgeschlagen.

Danach beginnt der Teil, für den ich weiterhin selbst verantwortlich bin.

Copilot ersetzt meine Excel-Kenntnisse nicht. Er sorgt aber dafür, dass ich sie seltener für Routineaufgaben brauche und schneller bei den Inhalten bin, die meine eigentliche Arbeit ausmachen.

Genau deshalb nutze ich Copilot inzwischen auch in Excel regelmäßig.

Austausch

Mich interessiert, wie ihr Copilot in Excel einsetzt.

Nutzt ihr ihn eher für Formeln, für Auswertungen oder für die Aufbereitung von Daten?