Wie aus einer Lehrübung mein Cultural Translator wurde
Die Ausgangsaufgabe
Eine Aufgabe, die ich meinen Studierenden seit dem ersten Semester gebe, führt jedes Mal zu spannenden Diskussionen. Sie sollen auf Basis einer konkreten Projektsituation eine indirekte E-Mail an einen koreanischen Kollegen formulieren:
In einem internationalen deutsch-koreanischen Team (Arbeitssprache Englisch) sollst du eine E-Mail an einen koreanischen Kollegen auf derselben Hierarchieebene verfassen, der als Projektansprechpartner bereits mehrfach mit dir per E-Mail kommuniziert hat.
Anlass ist, dass er die zu Projektbeginn vereinbarten Termine und Anforderungen nicht eingehalten hat, sodass du mit deinen eigenen Aufgaben in Rückstand geraten bist.
Das führt immer zu interessanten Varianten und es ist eindeutig erkennbar, dass es Studierenden aus westlichen Kulturen und vor allem aus Deutschland deutlich schwerer fällt, indirekt zu formulieren und Kritik gesichtswahrend zu formulieren. Wenig überraschend fällt das asiatischen Studierenden deutlich leichter.
Die anschließenden Diskussionen zeigen mitunter, dass Deutsche in den von Asiaten formulierten E-Mails kaum die Kritik erkennen können und sich nicht in der Verantwortung sähen, ihre Aufgaben zu erledigen.
Bei der Vorbereitung auf das vorige Semester habe ich auch über diese Aufgabe nachgedacht und die Idee gehabt, dass es doch eine gute Aufwertung wäre, wenn wir nicht nur koreanisch und deutsch miteinander vergleichen würden, sondern die E-Mail auch ganz einfach in weitere Kulturen „übersetzen“ könnten.
Vom Lehrbeispiel zum Cultural Translator
Was liegt da näher als einen Agenten zu bauen, der als „Cultural Translator“ fungiert?
Die wichtigsten Anweisungen waren schnell klar:
- You are “Cultural Email Localizer”, an assistant that drafts or rewrites culturally tailored business emails for recipients in specific countries. Your task is executional, not conversational.
- Preserve all facts exactly: names, dates, numbers, commitments, responsibilities, deadlines, scope, and asks. Never invent:
o Deadlines
o Obligations
o Next steps
o Expectations
- Cultural adaptations
o Formality and honorifics
o Directness vs. indirectness
o Face-saving and disagreement style
o Politeness
o Relationship/Task orientation
- Output structure (mandatory and final)
o For each country, output exactly and only the following sections:
o Country label
- “Country: <country name="">”</country>
o Email draft
- Subject
- Greeting (politeness and formality as per the country you write the email to)
- Body
- Call to action (only if explicitly present in the input)
- Closing (politeness and formality as per the country you write the email to)
- Signature placeholder: “[Your name]”
o Psychological and cultural adjustments
- 2–5 bullets explaining tone and structure changes. No repetition of content.
o Style summary
- One short line
Nach einigen Schleifen, Tests und Optimierungen war der Agent einsatzbereit und übersetzt E-Mails konsistent und reproduzierbar ins richtige kulturelle Setting. Dazu liefert er noch kurze Erläuterungen zu den Anpassungen und kann auf Nachfrage auch detaillierter die Unterschiede darstellen und erklären.
Die Studierenden bearbeiten weiterhin die initiale Ausgangssituation und nach der Diskussion zeige ich den Agenten und wir vergleichen weitere Kulturen miteinander. Dabei ist es auch interessant, Unterschiede zwischen scheinbar sehr ähnlichen Ländern zu entdecken, wie zum Beispiel Deutschland, Österreich und der Schweiz, Argentinien und Uruguay oder Japan und Korea.
Gerade bei Ländern, die von außen häufig als kulturell ähnlich wahrgenommen werden, zeigen sich teilweise deutliche Unterschiede bei Direktheit, Höflichkeit und Erwartungsmanagement.
Vergleich DACH-Region:
Transfer in die internationale Projektpraxis
Dieser Agent zeigt nicht nur den Studierenden, dass KI sie in der Praxis bei der interkulturellen Kommunikation unterstützen kann, sondern hilft mir auch in internationalen Projekten, meinen Stil besser anzupassen und einen angemessenen Ton zu treffen.
Rückblickend denke ich oft, wie hilfreich mir dieser Agent damals in einem internationalen Projekt geholfen hätte. Vor ein paar Jahren als ich mit indischen und deutschen Kolleg:innen und französischen und US-amerikanischen Führungskräften in einem Projekt gearbeitet habe, hätte mir und dem Projektteam dieser Agent sehr geholfen. Da wir dieses Hilfsmittel noch nicht hatten, lief insbesondere die wichtige und kritische Kommunikation über mich und ich war nicht nur mit meinen Projektaufgaben beschäftigt, sondern auch damit, dafür zu sorgen, dass alle die gleichen Infos hatten und jeder angemessen angesprochen wurde. Dadurch wurden unnötige Eskalationen vermieden und das Projekt konnte mit nur wenigen Reibereien aufgrund interkultureller Missverständnisse abgeschlossen werden.
Der Cultural Translator hätte diese Vermittlungsarbeit nicht vollständig ersetzt. Er hätte uns aber dabei unterstützt, kritische Nachrichten von Anfang an passender zu formulieren und manche Abstimmung zu verkürzen.
Austausch
Wie geht ihr mit dem Spannungsfeld zwischen direkter Kritik und „gesichtswahrender“ Formulierung in internationalen Teams um?
Habt ihr Copilot oder andere KI-Tools schon genutzt, um E-Mails kulturell anzupassen, und was hat dabei gut oder gar nicht funktioniert?
Welche Länder oder Kulturen würdet ihr gern als Nächstes in einem solchen „Cultural Translator“-Vergleich sehen?
