Copilot in Meetings

Ich habe eine ganze Weile mit Copilot ohne Lizenz gearbeitet und dabei bereits den Mehrwert eines Chatbots kennengelernt. In dieser Zeit konnte ich meine Schatten-KI bestehend aus ChatGPT, Perplexity und Gemini abschaffen und mich beruflich auf ein Tool fokussieren.

Richtig interessant wurde es aber erst mit einer M365 Copilot-Lizenz. In dem Moment, in dem Copilot auf interne Dateien zugreifen konnte, hat sich der Nutzen in der Wissensarbeit deutlich gesteigert.

Ich werde hier noch über den ein oder anderen praktischen Use Case aus meinem Arbeitsalltag schreiben. In diesem Artikel geht es aber zunächst ausschließlich um Meetings. Davon haben wir sicherlich alle mehr als genug von im Kalender.

Ausgangssituation

Kurz nach Erhalt meiner Lizenz standen einige Anbieterpräsentationen an. Das bedeutet in der Praxis, dass mehrere halbtägige Meetings stattfinden, in denen die Anbieter dem Kunden und uns ihre Lösungen im Detail vorstellen und diese gemeinsam diskutiert werden.

Das heißt für die Teilnehmenden und vor allem uns als Sourcing Advisor, dass viel mitgeschrieben werden muss, um nichts zu verpassen und alle relevanten Entscheidungen und offenen Punkte zu dokumentieren. Das führt dazu, dass sich nicht alle an der Diskussion beteiligen können oder beim Zuhören nicht alles mitbekommen, weil sie noch dabei sind, die letzten wichtigen Punkte zu notieren.

Der erste Einsatz des Facilitators

Ich saß dabei an meinem kleinen Schreibtisch in der Wohnung, halb skeptisch, halb neugierig, und habe parallel noch in OneNote mitgeschrieben, weil ich dem Ergebnis zunächst nicht vollständig vertraut habe.

Ich war sehr gespannt, den Facilitator zum ersten Mal im Einsatz zu sehen, von dem ich schon viel Gutes gehört hatte. Zu Beginn des Meetings stellte er sich im Chat vor und bot seine Unterstützung an (ich habe das nicht geliked 😉):

Die Agenda hätte er theoretisch schon kennen können, aber ich habe sie ihm vorsichtshalber noch an die richtige Stelle in Loop kopiert.

Los ging’s und ich habe mir aus Gewohnheit und Skepsis trotzdem noch Notizen in OneNote gemacht. Ab und zu habe ich auch einen Blick auf die Live-Notizen geworfen und war von der Qualität so begeistert, dass ich immer weniger selbst mitgeschrieben habe.

Etwa zur Hälfte des Termins meldete er sich wieder und wies uns darauf hin, was wir bereits geschafft hatten und was noch vor uns lag:

Das passte exakt zur Agenda. Meine Begeisterung wuchs.

Kurz vor Ende gab es noch einen Überblick zum Stand der Besprechung:

Und später noch einen Hinweis, dass wir langsam zum Ende kommen sollten:

Nach dem Meeting

Das war schon alles sehr gut. Im Nachgang habe ich mir die Mitschrift angeschaut und meine eigenen Notizen verworfen. Ich bin zwar ganz gut im Protokollieren, aber so gut wie der Facilitator dann doch nicht.

Zum Schluss gab es dann noch die finalisierte Zusammenfassung, weiterhin für alle in Loop bearbeitbar, mit den Themen: Entscheidungen, Offene Fragen, Agenda, Besprechungsnotizen und Folgeaufgaben.

Bei den Folgeaufgaben erkenne ich manchmal noch Optimierungsbedarf, sodass ich diese vorsichtshalber noch selbst separat aufschreibe. Der Facilitator tut sich meiner Erfahrung nach mitunter schwer, die relevanten ToDos zu dokumentieren. Zudem wird nur die Spalte „Aufgabe“ gefüllt und in Klammern der oder die Verantwortliche genannt, wenn sie zugeordnet werden konnte. Die Spalte „Zugewiesen an“ wird nicht automatisch gefüllt, das ist aber leicht manuell zu erledigen.

Vorbereitung und Struktur

Mittlerweile nutze ich Copilot auch, um Meetings vorzubereiten und vor allem die Agenda zu erstellen. Der Facilitator weiß dann sofort, worum es in dem Termin gehen soll, und bringt Struktur. Dabei erinnert er immer wieder an die Agenda und prüft, ob man gut vorankommt und welche Themen in der verbleibenden Zeit noch besprochen werden sollen.

Es kommt natürlich immer noch vor, dass keine Agenda in einem Termin vorab definiert ist, aber auch in diesem Fall hilft der Facilitator. Wenn man zu Beginn kurz zusammenfasst, worum es geht, formuliert er daraus ein Meeting-Ziel und alle sind auf dem gleichen Stand.

Ganz zum Schluss, ein paar Minuten nach dem Meeting, wird noch eine KI-Zusammenfassung erstellt. Außerdem kann man benutzerdefinierte Zusammenfassungen generieren oder sich das Transkript anzeigen lassen:

Zusammenarbeit im Meeting

Da der Facilitator live mitschreibt und das Ganze als Loop-Komponente im Termin angezeigt wird, können alle Teilnehmenden mitlesen und bei Bedarf direkt Korrekturen vornehmen.

Mir reicht es meistens, wenn ich mir direkt nach dem Meeting die Mitschrift und die Zusammenfassung ansehe und dann mögliche Korrekturen vornehme. Zu meinem Erstaunen sind das nur sehr wenige und ich bin jedes Mal aufs Neue begeistert. Das ist für mich ein echter Game Changer in der Dokumentation von Meetings.

Anbieterbewertungen

Im Anschluss an eine Anbieterpräsentation sitzen wir meistens noch kurz mit dem Kunden zusammen, um direkt die frischen Eindrücke einzusammeln. Alle Teilnehmenden geben eine kurze Bewertung ab und es kommen in sehr kurzer Zeit viele Informationen und Sichtweisen zusammen.

Hier hilft der Facilitator auch enorm weiter. Normalerweise kommen wir Berater gar nicht mehr mit dem Notieren hinterher und verbringen danach Zeit damit, die Informationen zu clustern und vernünftig aufzubereiten.

Das gehört jetzt der Vergangenheit an. Der Facilitator gibt präzise die Bewertungen wieder und bereitet diese sofort als Zusammenfassung auf. Hier merkt man deutlich eine Zeitersparnis und Qualitätssteigerung.

Wöchentliche Team-Meetings dokumentieren

Wir haben jede Woche ein Meeting für alle Kolleg:innen, in dem organisatorische Punkte besprochen werden und es Updates aus dem Vertrieb und den Fachbereichen gibt. Alles ist kurz und knapp und grundsätzlich für alle relevant.

In der Praxis ist aber nie das gesamte Team dabei. Wir haben deshalb schon länger überlegt, wie wir diese Informationen trotzdem zuverlässig an alle weitergeben können.

Hier hilft der Facilitator sehr einfach und effektiv. Er schreibt das Meeting strukturiert mit und fasst die Inhalte zusammen. So können alle, die nicht dabei waren, im Nachgang nachvollziehen, was berichtet und besprochen wurde.

Abschluss

Mich interessiert, wie ihr Copilot in Meetings nutzt. Habt ihr ähnliche oder andere Erfahrungen gemacht? Worauf möchtet ihr nicht mehr verzichten?