Copilot spart mir Zeit. Die Frage ist nur, was ich daraus mache.

Letzten Freitag war mein Outlook-Kalender schon am Vormittag eher eine grobe Orientierung als ein belastbarer Plan.

Es war keiner dieser Tage, an denen etwas grundsätzlich schiefging. Es war eher einer dieser Tage, an denen plötzlich sehr viele Dinge gleichzeitig wichtig wurden. In einem Projekt musste ein Dokument fertig werden, in einem anderen mussten Tabellen überarbeitet und an Dienstleister verschickt werden. Dazwischen liefen Kundentermine, kurze Abstimmungen und Rückfragen. Außerdem standen für Montag noch Präsentationen auf der Liste, die sich nicht von allein erstellen. Zumindest nicht vollständig.

Früher hätte ich an so einem Tag wahrscheinlich einen großen Teil der Arbeit selbst heruntergeschrieben, formatiert, übertragen, sortiert und in PowerPoint geschoben. Ich hätte Inhalte aus einer Tabelle in Fließtext umgebaut, Folien nachgezogen, Kommentare aus Dokumenten zusammengeführt und zwischendurch versucht, den Überblick nicht zu verlieren.

Letzten Freitag lief es anders.

Ich habe Copilot mehrere Aufgaben gegeben, während ich parallel in Terminen war, Ergebnisse geprüft oder an anderen Themen weitergearbeitet habe. In Excel ging es darum, eine umfangreiche Matrix mit Verantwortlichkeiten so aufzubereiten, dass daraus Text für eine Ausschreibung entstehen konnte. Daraus wurde später die Grundlage für eine kurze Präsentation und eine grafische Darstellung. In PowerPoint ließ ich parallel Vertragsunterlagen aufbereiten, inklusive Kommentaren, Management Summary, möglichen Kompromissen und einer Entscheidungsvorlage.

Das klingt im Rückblick fast ordentlicher, als es sich an dem Tag angefühlt hat.

Tatsächlich war es ein permanentes Wechseln zwischen Themen. Ich habe Aufgaben formuliert, Zwischenergebnisse geprüft, nachgeschärft, Entscheidungen getroffen und an mehreren Stellen gleichzeitig den roten Faden behalten müssen. Ich habe deutlich weniger selbst produziert und wesentlich mehr gesteuert.

Am Ende war vieles fertig, was ohne diese Unterstützung vermutlich nicht fertig geworden wäre. Wahrscheinlich hätte ich sonst einen Teil der Arbeit mit ins Wochenende genommen.

Trotzdem war ich nach diesem Tag ziemlich erschöpft.

Was verschwunden ist

Erst am Wochenende wurde mir klar, warum. Fast alle Routinetätigkeiten waren verschwunden. Übrig geblieben waren vor allem Entscheidungen, das Prüfen von Ergebnissen und die Verantwortung dafür, dass am Ende alles zusammenpasst. Es gab

• keine längeren Copy-and-Paste-Strecken

• wenig manuelle Formatierung

• weniger redaktionelles Glätten von Texten

• weniger stumpfes Übertragen von Inhalten aus einer Vorlage in die andere

Ich vermisse diese Tätigkeiten überhaupt nicht.

Ich möchte nicht zurück zu stundenlangem Formatieren von PowerPoint-Folien oder zum manuellen Zusammenführen von Kommentaren aus mehreren Dokumenten. Wenn Copilot mir solche Aufgaben abnimmt oder sie zumindest deutlich beschleunigt, ist das für mich ein echter Gewinn.

Mir ist allerdings etwas aufgefallen, womit ich vorher nicht gerechnet hatte: Diese Routinetätigkeiten hatten nebenbei noch eine zweite Funktion. Sie waren manchmal eine Art mentaler Puffer zwischen anspruchsvolleren Aufgaben. Der Kopf blieb beschäftigt, musste aber nicht ständig Entscheidungen treffen.

Wie sich mein Arbeitstag verändert hat

Copilot verändert meinen Arbeitstag. Ich erstelle weniger selbst von Grund auf, dafür prüfe ich mehr. Ich formuliere Arbeitsaufträge genauer, bewerte Zwischenergebnisse und entscheide häufiger, was gut genug ist, was nachgeschärft werden muss und was fachlich noch nicht passt.

Meine eigentliche Arbeit hat sich dadurch verändert. Ich verbringe weniger Zeit mit der Umsetzung und mehr Zeit mit Entscheidungen.

Das gefällt mir sehr.

Ich mag es, mehr Überblick zu haben, mehr Verantwortung zu übernehmen und schneller zu Ergebnissen zu kommen. Ich mag es auch, wenn durch Copilot Zeit für Dinge entsteht, die im normalen Projektalltag oft zu kurz kommen Weiterbildung zum Beispiel, interne Weiterentwicklung, der Austausch mit Kolleg:innen oder einfach die Möglichkeit, mal entspannt einen Espresso zu trinken und dabei aus dem Fenster zu schauen statt auf Windows.

Genau darin liegt für mich der Wert der Copilot-Unterstützung.

Die gewonnene Zeit ist nicht ausschließlich dafür da, noch mehr Aufgaben in denselben Arbeitstag zu packen.

Das ist nicht in jeder Situation falsch. An manchen Tagen ist es sogar genau richtig. Gerade in heißen Projektphasen bin ich froh, wenn ich mit Copilot Dinge auffangen kann, die sonst liegen bleiben würden. Ich sage heute deutlich seltener Nein, und zwar weil ich gemeinsam mit Copilot mehr Aufgaben an einem Tag schaffe als früher.

Das ist für mich aber nur eine Möglichkeit, diese zusätzliche Zeit zu nutzen.

Wenn Projektlast und Mental Load steigen, verschwinden oft zuerst die Dinge, die auf keiner Aufgabenliste stehen: der Kaffee mit einer Kollegin, ein kurzes Gespräch zwischendurch oder eine halbe Stunde Weiterbildung.

Dabei sind genau diese Dinge langfristig wichtig und wirken schnell wie Luxus, wenn viel zu tun ist.

Mehr Kapazität braucht auch Führung

Nicht jede gewonnene Minute muss sofort wieder in das nächste Arbeitspaket fließen. Manchmal ist es sinnvoller, diese Zeit für Weiterbildung zu nutzen, ein internes Thema voranzubringen, ein Gespräch zu führen oder einfach einen Espresso zu trinken.

Wenn Copilot Routinearbeit reduziert, entsteht zunächst einmal Spielraum. Was wir daraus machen, entscheiden wir selbst.

• Wir können ihn komplett mit zusätzlicher anspruchsvoller Arbeit füllen. Dann schaffen wir mehr, sind aber vielleicht abends auch anders erschöpft.

• Wir können ihn für Themen nutzen, die langfristig wichtig sind, aber im Tagesgeschäft oft hinten runterfallen.

• Wir können einen Teil davon bewusst frei halten, damit Arbeit nicht nur effizienter wird, sondern auch menschlicher bleibt.

Ich möchte die gewonnene Zeit nicht zurückgeben.

Ich möchte nur besser darauf achten, dass sie nicht automatisch verschwindet, sobald sie entsteht.

Vielleicht besteht die eigentliche Herausforderung deshalb gar nicht darin, noch mehr Zeit zu sparen. Vielleicht müssen wir jetzt lernen, mit der gewonnenen Zeit sinnvoll umzugehen.

Genau darin sehe ich eine wichtige Aufgabe für Führungskräfte und Adoption-Verantwortliche. Es reicht nicht, Produktivität zu steigern. Wir müssen auch darauf achten, wie sich Arbeit verändert und wie wir unsere Kolleg:innen dabei unterstützen. Dazu gehört auch, dass wir uns und unseren Kolleg:innen erlauben, gewonnene Zeit sinnvoll zu nutzen, was auch immer das in der jeweiligen Situation bedeutet.

Wie geht ihr mit dem zusätzlichen Mental Load um und wie unterstützt ihr euer Team damit?