Als Copilot wusste, woran ich arbeite

Die Frage nach der Lizenz

Die Frage, ob sich eine M365 Copilot Lizenz lohnt, wurde mir in den letzten Monaten ziemlich häufig gestellt. Von Kolleginnen und Kollegen, aber auch aus Management-Perspektive. Die Frage ist nachvollziehbar, weil man mit Copilot in der Basis schon einiges machen kann und der Unterschied nicht immer sofort sichtbar ist.

Meine Antwort darauf ist selten eine vollständige Funktionsliste. Natürlich gibt es viele einzelne Möglichkeiten, die mit einer Lizenz dazukommen oder besser funktionieren. Für mich sind aber zwei Punkte besonders relevant: der Arbeitskontext und der Facilitator.

Der Facilitator ist für mich in Meetings inzwischen fast nicht mehr wegzudenken. Das habe ich in einem eigenen Artikel schon ausführlicher beschrieben. Der zweite große Punkt ist der Zugriff auf den Arbeitskontext. Genau hier habe ich am deutlichsten gemerkt, dass M365 Copilot anders arbeitet als ein allgemeiner Chat.

Für mich holen diese beiden Punkte die Lizenzkosten locker wieder rein. Das ist keine allgemeingültige Rechnung, weil sie stark davon abhängt, wie jemand arbeitet. Für meine Arbeit mit Ausschreibungen, Verträgen, Verhandlungen, Meetings und ziemlich viel Wissen, das irgendwo in Dokumenten, Mails oder Präsentationen verteilt ist, ist der Unterschied allerdings sehr deutlich.

Der Unterschied zur Basis

Mit Copilot in der Basis kann man bereits sinnvoll arbeiten. Für allgemeine Fragen, erste Entwürfe, einfache Zusammenfassungen oder das Sortieren von Gedanken reicht das oft aus. Ich habe damit auch schon viel gemacht und würde die Basisversion deshalb nicht kleinreden.

Die Grenze habe ich vor allem dort gespürt, wo meine Aufgabe stark vom vorhandenen Arbeitskontext abhängt. Bei allgemeinen Fragen kann ich Kontext relativ gut selbst beschreiben. Bei echten Arbeitsaufgaben wird das schnell mühsam. Dann geht es nicht nur darum, einen Prompt sauber zu formulieren, sondern zu wissen, welche Unterlagen, Mails, Meetings oder früheren Dokumente für die Aufgabe relevant sind.

Mit M365 Copilot verschiebt sich dieser Einstieg. Wenn die relevanten Inhalte vorhanden sind und ich darauf Zugriff habe, kann Copilot sie in die Arbeit einbeziehen. Ich muss nicht mehr jedes Dokument erklären, jede frühere Struktur nachbauen oder erst zusammensuchen, was wir zu einem Thema schon einmal gemacht haben.

Das Ergebnis muss trotzdem geprüft werden. Daran ändert sich nichts. Der Unterschied liegt für mich vor allem darin, dass ich schneller bei einer brauchbaren Arbeitsgrundlage bin.

Ein Kapitel schreiben, ohne bei Null anzufangen

Ein typisches Beispiel sind Ausschreibungsunterlagen.

Wenn ich ein Kapitel für einen RFP vorbereite, geht es selten darum, einen Text komplett frei zu formulieren. Meistens gibt es bereits Stichworte, ähnliche Ausschreibungen, interne Standards oder bestehende Anlagen. Die Aufgabe besteht dann darin, aus diesen Informationen eine passende Fassung für den aktuellen Kontext zu erstellen.

Ein Prompt kann zum Beispiel so aussehen:

„Schreibe dieses Kapitel basierend auf den vorhandenen Stichworten. Beachte dabei den Stil, den Umfang und das Format aus bereits erstellten Ausschreibungen“

Das ist für mich ein anderer Einstieg als ein allgemeiner Prompt wie „Schreibe ein Kapitel für eine Ausschreibung“.

Bei einem allgemeinen Prompt bekomme ich vermutlich einen ordentlich klingenden Text. Mit Arbeitskontext steigt die Chance, dass Struktur, Tonalität und Detailtiefe näher an dem liegen, was ich tatsächlich brauche.

Ich lese das Ergebnis weiterhin vollständig. Gerade bei Ausschreibungen reicht es nicht, wenn ein Text gut aussieht. Er muss fachlich passen, in die Unterlagen passen und darf keine Aussagen enthalten, die wir so gar nicht treffen wollen. Copilot schreibt mir hier keinen Abschnitt, den ich einfach einfüge und danach vergesse. So mutig bin ich weiterhin nicht.

Der Mehrwert liegt für mich an einer anderen Stelle. Ich starte nicht mehr bei einer leeren Seite und muss nicht zuerst unseren Stil, unsere Struktur und unsere typische Detailtiefe nachbauen. Ich kann früher prüfen, ob der Inhalt passt.

Was haben wir dazu schon geschrieben?

Ein zweites Beispiel sind Fragen nach Inhalten, die es irgendwo schon einmal gab.

Zum Beispiel:

• Was haben wir zu Thema X bereits in Ausschreibungen geschrieben?

• Welche Formulierungen haben wir in Verträgen zu dieser Klausel verwendet?

• Was haben wir bisher zu Technologie ABC in Ausschreibungen oder Vertragsunterlagen beschrieben?

• Gab es dazu schon eine Position oder Formulierung, die wir wiederverwenden können?

Solche Fragen kommen in Projekten regelmäßig vor. Man erinnert sich oft daran, dass es zu einem Thema schon einmal etwas gab. Die eigentliche Frage ist dann meist eher, wo genau es stand, wie es formuliert war und ob es für die aktuelle Situation überhaupt passt.

Früher bedeutete das häufig: suchen, öffnen, querlesen, wieder schließen, nochmal suchen. Manchmal findet man dabei genau das richtige Dokument. Manchmal findet man drei ähnliche Dokumente und ist danach auch nicht schlauer. Das ist immerhin konsequent, aber nicht besonders effizient.

Mit M365 Copilot kann ich gezielter fragen. Ich kann vorhandene Formulierungen schneller finden, Varianten vergleichen und prüfen, ob es bereits eine belastbare Grundlage gibt. Das ersetzt nicht meine fachliche Einordnung. Gerade bei Vertragsklauseln oder Anforderungen muss ich sehr genau prüfen, ob eine frühere Formulierung wirklich auf den aktuellen Fall passt.

Trotzdem ist der Einstieg deutlich schneller. Ich suche nicht mehr nur nach Dateien, sondern nach dem Wissen, das in diesen Dateien steckt.

Was wurde dazu schon besprochen?

Der Arbeitskontext wird für mich besonders hilfreich, wenn Informationen nicht nur in einem Dokument liegen.

In Projekten entsteht Wissen an vielen Stellen. Ein Teil steht in Ausschreibungsunterlagen. Ein Teil wurde in Meetings besprochen. Ein Teil liegt in Mails. Ein Teil steckt in Präsentationen oder Kommentaren. Ganz ordentlich ist das selten. Wäre schön, ist aber nicht immer die Arbeitsrealität.

Typische Fragen sind dann:

• Was wurde zum Thema X in Meetings, Mails und Dokumenten besprochen?

• Welche offenen Punkte gab es zuletzt zu diesem Thema?

• Welche Position wurde in bisherigen Abstimmungen zu einer Vertragsklausel vertreten?

• Welche Unterlagen wurden zu einem bestimmten Thema bereits erstellt oder geteilt?

Gerade bei längeren Projekten hilft mir das, schneller wieder in ein Thema hineinzukommen. Ich bekomme erste Hinweise darauf, welche Informationen vorhanden sind, welche Themen bereits diskutiert wurden und wo ich genauer nachlesen muss.

Ich übernehme solche Antworten nicht ungeprüft. Wenn Copilot mir eine Zusammenfassung über mehrere Quellen liefert, möchte ich wissen, worauf sie basiert. Gibt es ein Dokument? Einen Termin? Eine Mail? Einen Abschnitt? Wenn ich mit dem Ergebnis weiterarbeite, muss ich wissen, ob es belastbar ist.

Trotzdem ist es ein großer Unterschied, ob ich mich manuell durch verschiedene Ablagen und Erinnerungen arbeite oder ob ich zunächst eine strukturierte Übersicht bekomme, die ich prüfen kann.

Wo der Arbeitskontext hilft

Für mich liegt der Nutzen des Arbeitskontexts vor allem in drei Situationen.

Erstens, wenn ich vorhandene Inhalte weiterentwickeln möchte. Das betrifft zum Beispiel RFP-Kapitel, Präsentationen, Schulungsunterlagen oder Vorlagen.

Zweitens, wenn ich wissen möchte, was es zu einem Thema bereits gibt. Das ist besonders hilfreich bei wiederkehrenden Anforderungen, Vertragsklauseln, Technologien oder Bewertungslogiken.

Drittens, wenn Kontext über mehrere Quellen verteilt ist. Genau das passiert in Projekten ständig, weil Wissen nicht immer in einem perfekten finalen Dokument landet. Manchmal entsteht es in einem Meeting, manchmal in einer Mail, manchmal in einer Datei, die jemand sinnvoll benannt hat. Manchmal auch nicht. Man soll ja nicht zu hohe Erwartungen an Dateiablagen haben.

In allen drei Situationen hilft Copilot nicht dadurch, dass er mir die Entscheidung abnimmt. Er hilft dadurch, dass ich schneller sehe, womit ich weiterarbeiten kann.

Wo ich weiterhin vorsichtig bleibe

Mehr Kontext macht die Ergebnisse nicht automatisch besser. Vor allem macht er sie manchmal plausibler. Das ist angenehm und gefährlich zugleich.

Ein gut formulierter Hinweis wirkt schnell belastbar. Eine sauber strukturierte Zusammenfassung sieht schnell nach Arbeitsergebnis aus. Gerade deshalb prüfe ich die Antworten weiterhin genau.

Bei Ausschreibungen, Vertragsklauseln oder Kundendokumenten reicht es nicht, dass eine Antwort gut klingt. Ich brauche nachvollziehbare Bezüge. Wenn Copilot eine Aussage trifft, möchte ich wissen, woher sie kommt. Wenn es keine belastbare Grundlage gibt, soll genau das sichtbar werden.

Mir ist lieber, Copilot sagt, dass er nichts Verlässliches gefunden hat, als dass er eine passende Antwort formuliert, die fachlich nicht trägt. Kreativität ist an vielen Stellen hilfreich. Bei fehlenden Vertragsregelungen eher nicht.

Für mich bleibt deshalb klar: Copilot kann vorhandenen Kontext schneller nutzbar machen. Die fachliche Einordnung bleibt bei mir.

Warum das für mich der wichtigste Lizenzunterschied ist

Wenn ich gefragt werde, warum eine M365 Copilot Lizenz sinnvoll sein kann, lande ich fast immer bei diesen beiden Punkten:

• Der Facilitator hilft mir in Meetings, weil Mitschriften, Zusammenfassungen und offene Punkte schneller greifbar werden.

• Der Arbeitskontext hilft mir bei allem, was bereits irgendwo existiert: Dokumente, Ausschreibungen, Vertragsfragen, Präsentationen oder Projektwissen.

Natürlich gibt es weitere Funktionen, die hilfreich sind. Ich nutze Copilot auch in Word, PowerPoint, Excel, im Chat und bei verschiedenen Auswertungen. Die Lizenz lohnt sich für mich aber vor allem dann, wenn ich nicht mehr bei jeder Aufgabe künstlich bei null anfangen muss.

Genau das ist der Unterschied, den ich im Alltag am stärksten spüre.

Austausch

Mich interessiert, wann euch dieser Unterschied zum ersten Mal aufgefallen ist.

Gab es bei euch eine Situation, in der Copilot deutlich näher an der eigentlichen Aufgabe war, weil vorhandene Dateien, Meetings oder Mails einbezogen wurden?

Falls ihr über Lizenzen entscheidet oder diskutiert: Welche Funktionen sind für euch die Punkte, bei denen sich der Mehrwert wirklich zeigt?