Was bei unserer Copilot-Adoption funktioniert hat und wo es noch hakt

Nach dem Einstieg beginnt der schwierigere Teil

Im ersten Teil dieser Serie habe ich beschrieben, wie ich Copilot Ambassador wurde. Im zweiten Teil ging es darum, wie wir mit Einzelgesprächen und den ersten Schulungen gestartet sind.

Am Ende dieses Artikels habe ich geschrieben, dass Copilot bei uns damit Schritt für Schritt Teil des Arbeitsalltags wurde.

Das stimmt. Es bedeutet aber nicht, dass Copilot seitdem von allen regelmäßig genutzt wird oder dass unsere Adoption abgeschlossen ist. Nach den Schulungen wurde erst sichtbar, welche Ansätze im Alltag tatsächlich funktionieren und welche Erwartungen ich zu Beginn etwas zu optimistisch eingeschätzt hatte.

In diesem dritten und letzten Teil geht es deshalb nicht mehr um unseren Einstieg. Es geht darum, was sich seitdem verändert hat, wo es noch hakt und was ich heute anders einplanen würde.

Woran ich Fortschritt erkenne

Zu Beginn waren viele Fragen noch sehr grundsätzlich: Was kann Copilot überhaupt? Wofür brauche ich eine Lizenz? Wie schreibe ich einen Prompt?

Inzwischen sind die Fragen konkreter geworden. Warum trifft Copilot meinen Ton nicht? Warum ist ein Button plötzlich verschwunden? Können wir dafür einen Agenten bauen?

Diese Fragen zeigen, dass Copilot tatsächlich ausprobiert wird. Die Kolleg:innen beschäftigen sich nicht mehr nur mit den Möglichkeiten des Tools, sondern mit den Ergebnissen in ihrer eigenen Arbeit.

Auch die Aufgaben, mit denen sie auf mich zukommen, haben sich verändert. Es geht häufiger um einen konkreten Prompt, ein Dokument oder einen wiederkehrenden Arbeitsschritt. Manchmal wurde Copilot bereits mehrfach genutzt und soll jetzt besser in den Ablauf passen.

Fortschritt bedeutet für mich deshalb nicht, dass möglichst viele Funktionen bekannt sind. Wichtiger ist, dass Copilot bei einer passenden Aufgabe mitgedacht und das Ergebnis anschließend kritisch geprüft wird.

Woran ich Fortschritt erkenne

Zu Beginn waren viele Fragen noch sehr grundsätzlich: Was kann Copilot überhaupt? Wofür brauche ich eine Lizenz? Wie schreibe ich einen Prompt?

Inzwischen sind die Fragen konkreter geworden. Warum trifft Copilot meinen Ton nicht? Warum ist ein Button plötzlich verschwunden? Können wir dafür einen Agenten bauen?

Diese Fragen zeigen, dass Copilot tatsächlich ausprobiert wird. Die Kolleg:innen beschäftigen sich nicht mehr nur mit den Möglichkeiten des Tools, sondern mit den Ergebnissen in ihrer eigenen Arbeit.

Auch die Aufgaben, mit denen sie auf mich zukommen, haben sich verändert. Es geht häufiger um einen konkreten Prompt, ein Dokument oder einen wiederkehrenden Arbeitsschritt. Manchmal wurde Copilot bereits mehrfach genutzt und soll jetzt besser in den Ablauf passen.

Fortschritt bedeutet für mich deshalb nicht, dass möglichst viele Funktionen bekannt sind. Wichtiger ist, dass Copilot bei einer passenden Aufgabe mitgedacht und das Ergebnis anschließend kritisch geprüft wird.

Was die gemeinsame Grundlage gebracht hat

Nach den ersten Schulungen waren weiterhin nicht alle auf demselben Stand. Das war auch nicht das Ziel.

Wir haben aber inzwischen ein gemeinsames Grundverständnis. Wenn jemand von Copilot Chat, Premium, dem Facilitator oder einem Agenten spricht, müssen wir nicht jedes Mal bei null anfangen. Dadurch können wir schneller über die konkrete Aufgabe sprechen.

Gleichzeitig wird deutlicher, an welchen Stellen die Unterschiede relevant sind. Etwa ein Drittel arbeitet mit einer Premium-Lizenz, die anderen nutzen Copilot Basic. Dadurch entstehen weiterhin Fragen dazu, welche Funktion mit welcher Lizenz verfügbar ist und ob sich ein Wechsel lohnt.

Mir ist wichtig, die Basic-Nutzenden dabei nicht wie eine Zwischenstufe zu behandeln. Wir schauen gemeinsam, was mit der vorhandenen Lizenz möglich ist und wo Premium für die konkrete Arbeit wirklich einen Unterschied macht.

Die gemeinsame Grundlage hat also nicht alle Unterschiede beseitigt. Sie hilft uns aber, diese Unterschiede sinnvoller einzuordnen.

Kleine Use Cases funktionieren weiterhin am besten

Die größten Aha-Momente entstehen bei uns selten durch besonders komplexe Funktionen.

Eine Formel in Excel, die nicht erst selber überlegt werden muss. Notizen aus einem Meeting mit dem Facilitator. Eine E-Mail, die durch Personalisierung deutlich besser zum eigenen Stil passt. Eine Präsentation, bei der Copilot einen konkreten Arbeitsschritt erleichtert.

Keiner dieser Use Cases verändert den kompletten Arbeitsalltag. Das muss er auch nicht. Wenn eine wiederkehrende Aufgabe einfacher wird oder ein paar Minuten weniger Aufwand verursacht, kann das bereits ein guter Grund sein, Copilot an dieser Stelle weiter zu nutzen.

Für unsere Kommunikation bedeutet das, dass Use Cases wichtiger sind als neue Funktionen. Die Frage „Was ist neu?“ hilft nur begrenzt weiter. Entscheidend ist die Frage, bei welcher Aufgabe die neue Funktion sinnvoll unterstützen kann.

Das schützt auch davor, Copilot um seiner selbst willen einzusetzen. Nicht jede Aufgabe wird mit KI besser oder schneller. Je konkreter der Ausgangspunkt ist, desto leichter lässt sich das einschätzen.

Aus einzelnen Erfolgen entsteht noch keine Community

Ein Punkt funktioniert bisher weniger gut, als ich erwartet hatte: der Austausch im Team.

Erfolge und neue Use Cases werden häufig direkt mit mir geteilt. Ich erfahre, wenn jemand eine gute Lösung gefunden, einen Prompt mehrfach verwendet oder eine neue Funktion ausprobiert hat. Im Team werden diese Erfahrungen aber noch relativ selten weitergegeben.

Auch unsere Prompt-Sammlung wird bisher kaum genutzt. Die Idee war, gute Prompts zentral abzulegen und gemeinsam weiterzuentwickeln. In der Praxis scheint die Hürde größer zu sein als gedacht. Entweder wird der eigene Prompt nicht als teilenswert angesehen oder die Sammlung passt nicht zur persönlichen Arbeitsweise.

Ich kann Beispiele aufgreifen und Kolleg:innen zum Teilen ermutigen. Eine Community entsteht dadurch aber nicht automatisch.

Das habe ich unterschätzt. Ein gemeinsamer Ort und die Einladung zum Austausch reichen nicht aus. Wir müssen noch herausfinden, in welcher Form das Teilen für unser Team tatsächlich funktioniert, ohne daraus eine zusätzliche Aufgabe zu machen.

Interesse im Management ist noch keine Vorbildfunktion

Die Einbindung des Managements war von Anfang an eine meiner Leitplanken. Dazu gehörten Lizenzen für das Führungsteam, Zeit zum Ausprobieren und eine sichtbare Nutzung von Copilot.

Das Interesse ist da. Im Alltag fehlt aber häufig die Zeit, neue Funktionen selber auszuprobieren und regelmäßig einzusetzen. Dadurch ist die gewünschte Vorbildfunktion bisher weniger sichtbar, als ich es mir zu Beginn vorgestellt hatte.

Das ist nachvollziehbar, bleibt für die Adoption aber relevant. Eine Lizenz allein führt nicht dazu, dass Copilot aktiv genutzt wird. Auch im Management braucht es konkrete Use Cases, Unterstützung bei den ersten Schritten und Zeit, um neue Arbeitsweisen zu entwickeln.

Für mich bedeutet das, die Einbindung weiterzuführen und nicht davon auszugehen, dass Interesse automatisch in Nutzung übergeht.

Das Tempo von Copilot ist nicht das Tempo aller Kolleg:innen

Während wir noch dabei waren, Chat und Copilot in den Apps besser kennenzulernen, kamen bereits neue Funktionen wie Cowork hinzu.

Ich probiere solche Funktionen gerne früh aus. Das bedeutet aber nicht, dass jede neue Funktion sofort für alle relevant ist.

Für manche sind neue Möglichkeiten spannend. Für andere entsteht eher der Eindruck, dass sie kaum angefangen haben und schon wieder etwas Neues lernen sollen. Nicht alle freuen sich über das Tempo, in dem Copilot verändert und erweitert wird.

Dieses Tempo habe ich zu Beginn unterschätzt. Ich muss nicht nur entscheiden, welche Funktionen für uns interessant sein könnten. Ich muss auch abwägen, wann der richtige Zeitpunkt ist, sie im Team zu thematisieren.

Dazu gehört Erwartungsmanagement. Buttons verschwinden, Bezeichnungen ändern sich und Ergebnisse sind nicht immer stabil. Diese Punkte offen anzusprechen ist aus meiner Sicht hilfreicher, als jede neue Funktion möglichst schnell zu präsentieren.

Was ich heute anders einplanen würde

Ich würde weiterhin mit Einzelgesprächen starten und allen eine gemeinsame Grundlage anbieten. Daran hat sich nichts geändert.

Früher einplanen würde ich die Phase nach den ersten Schulungen. Wie bleibt das Thema sichtbar? Wo werden funktionierende Use Cases geteilt? Wie viel Zeit kann das Management realistisch investieren? Wie gehen wir damit um, wenn neue Funktionen schneller erscheinen, als bestehende im Alltag ankommen?

Außerdem würde ich noch klarer kommunizieren, dass nicht alle Copilot gleich schnell und auf dieselbe Weise nutzen müssen. Eine gemeinsame Grundlage ist sinnvoll. Eine einheitliche Nutzung ist es nicht.

Adoption braucht aus meiner Sicht keine dauerhafte Begeisterung für jede neue Funktion. Sie braucht konkrete Anlässe, Wiederholungen und die Möglichkeit, Fragen zu stellen, wenn sie bei der Arbeit entstehen.

Wie es weitergeht

Für die nächsten Monate stehen für mich drei Punkte im Vordergrund.

Zunächst möchten wir die Nutzung von Copilot Chat und Copilot in den Apps weiter festigen. Viele sinnvolle Möglichkeiten sind bereits vorhanden. Langfristig soll es selbstverständlicher werden, bei einer neuen Aufgabe kurz zu prüfen, ob Copilot dabei sinnvoll unterstützen kann.

Danach geht es darum, weitere Use Cases zu identifizieren und gemeinsam umzusetzen. Das können Agenten sein, aber auch geteilte Prompts oder kleine Anpassungen an bestehenden Arbeitsweisen.

Außerdem möchte ich Cowork genauer bewerten. Dabei geht es nicht darum, die Funktion möglichst schnell einzuführen. Wir müssen verstehen, wofür sie uns konkret hilft und ob Kosten und Nutzen für unser Team zusammenpassen.

Die wichtigste Aufgabe bleibt aber dieselbe: Kommunikation aufrechterhalten, Fragen beantworten und jederzeit ansprechbar sein.

Der letzte Teil der Serie, aber nicht das Ende der Adoption

Mit diesem Artikel endet die kleine Serie über unsere ersten Schritte bei der Copilot-Adoption.

In der Praxis gibt es keinen vergleichbaren Schlusspunkt. Einige Dinge funktionieren inzwischen gut, andere entwickeln sich langsamer als erwartet und bei neuen Funktionen beginnen manche Fragen wieder von vorne.

Das ist unsere Praxiserfahrung und kein Patentrezept. Für mich zeigt sie vor allem, dass Adoption nicht mit der ersten Schulung erledigt ist. Entscheidend ist, was danach im Arbeitsalltag passiert und ob genug Raum bleibt, um auszuprobieren, nachzufragen und Vorgehensweisen anzupassen.

Austausch

Mich interessiert, wie es bei euch nach den ersten Schulungen weiterging.

Was hat bei eurer Copilot-Adoption gut funktioniert und was habt ihr am Anfang unterschätzt?