Sommerzeit ist Urlaubszeit – Agents machen keine Ferien
Dieser Artikel ist im Rahmen der Hitzefrei-Kampagne vom MVPTreff. entstanden.
Mehr zum MVPTreff., der Community-Plattform von Microsoft MVPs im DACH-Raum findet ihr hier: MVPTreff.
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Meinen Beitrag, den ich als Community Champion leisten durfte, gibt's hier: Prüf-Paula macht keine Ferien: Ein Agent für Ausschreibungen und Grillpartys – MVPTreff.
Sommerzeit ist Urlaubszeit
Ich habe schon Mitte Mai einen Agenten in Copilot Studio erstellt, der mir dabei hilft, einzelne Dokumente und vor allem Dokumentensets auf Unklarheiten, Widersprüche und mögliche Rückfragen zu prüfen.
Seitdem hat mich Prüf-Paula bei unterschiedlichen Aufgaben unterstützt und mehrfach verhindert, dass ich aus Betriebsblindheit Unterlagen verschicke, die in sich nicht ganz schlüssig sind.
Sie ersetzt natürlich kein zweites Paar erfahrener Augen zur fachlichen Qualitätssicherung, hilft aber dabei, Widersprüche, Unklarheiten und auf Wunsch auch uneinheitliche Formatierungen sichtbar zu machen.
Gerade jetzt in der Sommerzeit, in der Teams eher schwach besetzt sind, merke ich, dass ich froh bin, wenn ich redaktionelle Reviews auch mal abgeben kann. Da ich bei uns oft für diese Art Prüfungen gefragt werde, kann ich selber auch beruhigter in Urlaub gehen, weil ich weiß, dass der Job trotzdem erledigt wird 😉
Auch wenn Prüf-Paula normalerweise eher Ausschreibungsunterlagen und Entscheidungsvorlagen prüft, zeige ich euch heute anhand der Planung einer Grillparty, wie sie arbeitet.
Wir haben es also mit einem Agenten zu tun, der nicht nur fachlich unterstützt, sondern auch bei der Planung einer Sommerparty hilft.
Der Input
Um die Grillparty zu planen habe ich mit Hilfe von Copilot vier Dateien vorbereitet:
Planungsliste mit Kategorien, damit für jeden was dabei ist
Liste mit Speisen und Getränken, die mitgebracht werden
Einkaufsliste
Einladung
Grundlage war die Planungsliste. Hier habe ich Copilot gebeten, Kategorien anzulegen und passende Mengen für 10 Personen einzutragen. Nach kurzer Iteration war die Liste fertig:
Als nächstes hat Copilot eine Liste mit Speisen und Getränken erstellt, die von Gästen mitgebracht werden. Diese müssen entsprechend auf der Einkaufsliste nicht berücksichtigt werden. Damit Paula auch wirklich Ergebnisse liefert, habe ich die Liste so modifiziert, dass jede Menge Kartoffelsalat mitgebracht wird:
Aus diesen beiden Tabellen hat Copilot eine Einkaufsliste erstellt. Auch hier musste ich eingreifen, damit Paula am Ergebnis mäkelt und habe ein paar Dinge ergänzt und andere gelöscht:
Zuletzt hat Copilot noch eine Einladung zur Grillparty erstellt, damit einem schönen Sommerabend nichts im Wege steht:
Die Aufgabe
Prüf-Paula soll dabei helfen, dass die Einkaufsliste für die Grillparty korrekt ist und dass dabei alle verfügbaren Informationen, also die aktuelle Einkaufsliste, die Liste der Sachen, die von Gästen mitgebracht werden, die Einladung und die Planungsliste berücksichtigt werden.
Dazu bekommt sie diesen Prompt:
„Hey Paula, wir planen eine Grillparty für 10 Personen. Das Dokumentenset enthält eine Einkaufsliste (Word), eine Liste mit Essen und Getränken, die von den Gästen mitgebracht werden und deshalb nicht eingekauft werden müssen, die Einladung und eine Liste mit den Sachen, die es geben soll inkl. Deko und Sonstigem. Bitte prüfe, ob die Einkaufsliste alle notwendigen Sachen enthält und auch ob zu viel drauf steht.
Berücksichtige dabei, dass mitgebrachte Speisen und Getränke nicht eingekauft werden müssen. Prüfe bitte ebenfalls, ob alle Kategorien (Getränke mit und ohne Alkohol, Grillgut Fleisch und veggie, Salate, Brot, Saucen, Dessert) ausreichend abgedeckt sind.
Wichtig ist, dass du übergreifend prüfst, ob die Infos zueinander passen.“
Paula hat sofort losgelegt und die Informationen miteinander abgeglichen:
Paulas Ergebnis
Gemäß der Anweisungen, die ich dem Agent in Copilot Studio mitgegeben habe, gibt es eine strukturierte Ausgabe. Los geht es dabei mit den Befunden je Datei, danach folgen übergreifende Auffälligkeiten bevor mögliche Rückfragen, Fehlstellen und konkrete Korrekturvorschläge genannt werden.
In Copilot Studio sieht das so aus:
Wie gewollt hat Paula Anmerkungen zu Einkaufsliste, Planung und Mitbringliste gemacht und die Befunde strukturiert ausgebeben. Hier nur ein paar Auszüge aus dem Prüfergebnis:
Befunde je Datei
Einkaufsliste.docx
Befund: Kartoffelsalat ist gelistet, obwohl mehrfach von Gästen mitgebracht wird.
Kategorie: Widerspruch
Betroffene Stelle: Einkaufsliste.docx, Zeile "Kartoffelsalat"
Warum relevant: Gefahr von Übermengen und Verschwendung.
Empfohlene Korrektur: Kartoffelsalat aus Einkaufsliste streichen.
Befund: Tiramisu wird eingekauft, obwohl Ida es mitbringt.
Kategorie: Widerspruch
Betroffene Stelle: Einkaufsliste.docx, Zeile "Tiramisu"
Warum relevant: Unnötiger Doppelposten.
Empfohlene Korrektur: Tiramisu von Einkaufsliste entfernen.
Befund: Servietten sind in Planung.xlsx, aber nicht auf Einkaufsliste.
Kategorie: Fehlstelle
Betroffene Stelle: Einkaufsliste – Deko & Sonstiges
Warum relevant: Basisartikel für Essenskomfort.
Empfohlene Korrektur: Servietten hinzufügen.Wer bringt was mit.xlsx
Befund: Vier Personen bringen Kartoffelsalat, geplant war lt. Planung nur 1 Posten.
Kategorie: Annahme / Überangebot
Betroffene Stelle: Wer bringt was mit.xlsx, Spalte „Was“
Warum relevant: Deutliche Überdeckung einer Kategorie, Platzprobleme und Verschwendung möglich.
Empfohlene Korrektur: Absprache mit Gästen, nur 1-2 Salate behalten.
Wenn es keine Befunde gibt, wird das auch eindeutig benannt, damit klar ist, dass diese Datei in der Prüfung nicht vergessen wurde:
Einladung Grillparty.pptx
Befund: Erwähnt „Maiskolben“, „Steaks“ und „Würstchen“, passt zum Konzept der Planung. Keine Abweichungen erkannt.
Kategorie: Konsistent
Betroffene Stelle: Einladung – „Darauf freut ihr euch“
Warum relevant: Erwartungsmanagement stimmt.
Empfohlene Korrektur: keine.
Als übergreifende Anmerkungen ist besonders die Menge an Kartoffelsalat auffällig:
Befunde paketweit (Cross-File)
Befund: Kartoffelsalat doppelt (Einkaufsliste) und mehrfaches Mitbringen (Mitbringliste).
Kategorie: Widerspruch
Betroffene Stellen: Einkaufsliste.docx, Wer bringt was mit.xlsx
Warum relevant: Übermengen-Risiko.
Empfohlene Korrektur: Posten aus Einkaufsliste streichen, Gästeliste koordinieren.
Zum Schluss gibt es folgende Empfehlung für konkreten Handlungsbedarf:
Konkrete Korrekturvorschläge (umsetzbar, priorisiert)
Kurzfristig: Einkaufsliste bereinigen: Entferne Kartoffelsalat, Tiramisu, Kräuterbutter; prüfe Bierbedarf.
Ergänzen: Füge Grillkäse (500g), Weißwein (2 Fl.) und Servietten hinzu.
Absprache: Mitbringliste anpassen – Reduziere Kartoffelsalat auf 1-2 Personen, delegiere ggf. alkoholfreie Getränke.
Überprüfung: Mengenkalkulation für Grillgut (Fleisch und Veggie) kontrollieren, damit weder Über- noch Unterversorgung entsteht.
Die verbesserten Unterlagen
Da ich vor allem an einer aktualisierten Einkaufsliste interessiert bin, arbeite ich mit diesem Dokument weiter und bitte Paula darum, eine optimierte Version auf Basis der Befunde zu erstellen.
Als Ergebnis bekomme ich die Einkaufsliste mit Kategorie und deutlichen Hinweisen zu Änderungen:
Zumindest am Kartoffelsalat sollte die Party jetzt nicht mehr scheitern 😊
Auch wenn es in diesem Beispiel um eine einfache Planung ging und die Widersprüche auch ohne Unterstützung von Copilot oder Agenten hätten identifiziert werden können, wird deutlich, dass dieser Agent sehr gut darin ist, Unstimmigkeiten herauszuarbeiten.
Gerade unter Zeitdruck oder wenn man bereits über Tage oder Wochen mit den Dokumenten zu tun hat, fällt es manchmal schwer, solche Details noch zu beachten. Genau dann hilft Paula im Arbeitsalltag, auch und vor allem, wenn in der Urlaubszeit die Kolleg:innen nicht für ein redaktionelles Review zur Verfügung stehen.
Fazit
Paula ist natürlich nicht nur bei der Party-Planung im Einsatz, sondern vor allem, wenn es darum geht, Missverständnisse, Lücken und Widersprüche in Dokumentensets zu identifizieren und Rückfragen vor dem Versand an Dienstleister oder Kunden zu entdecken.
Dank Paula liegen nach meinem Urlaub nicht unzählige Review-Anfragen auf meinem virtuellen Schreibtisch und ich kann mich um die wirklich wichtigen Dokumente kümmern.
Mittlerweile habe ich mir angewöhnt, Paula schon bei der Bearbeitung von Dokumenten einzusetzen und direkt in Word zu befragen:
Austausch
Habt ihr auch Agenten, die euch unterstützen, wenn ihr im Urlaub seid oder vielleicht sogar wie Prüf-Paula auch in nicht-fachlichem Kontext zum Einsatz kommen?
