Bei uns gibt es eine Promptbibliothek, eine SharePoint-Seite, Schulungen und eine Copilot-Arbeitsgruppe. Bei Fragen ist auch die Ansprechpartnerin bekannt: ich 😊
Ausreichend Unterstützung, hätte ich gedacht. Die interne Umfrage zeigt aber: Mehr Austausch steht ganz oben auf der Wunschliste.
Offenbar reicht es nicht, Informationen abzulegen, neue Funktionen zu beschreiben und Anwendungsfälle mit einer kleinen Arbeitsgruppe zu teilen. Das hätte meine Aufgaben als Copilot Ambassador deutlich vereinfacht 😉
Erst einmal die Ergebnisse
In mehreren Artikeln habe ich bereits über die Copilot-Adoption geschrieben. Los ging es damit, wie ich Copilot Ambassador wurde, weiter damit, wie wir Copilot eingeführt haben und schließlich habe ich darüber erzählt, was gut lief und was nicht ganz so gut.
Nach einiger Zeit wollte ich wissen, wie meine Kolleg:innen Copilot im Alltag nutzen, was ihnen hilft und wo sie Unterstützung brauchen. Also habe ich eine kurze, anonyme Umfrage durchgeführt.
Die Ergebnisse beziehen sich ausschließlich auf die Befragten, die geantwortet haben, also etwa die Hälfte der Mitarbeitenden. Wie die übrigen Kolleg:innen arbeiten und welche Fragen sie haben, kann ich daraus nicht ablesen. Für eine Erfolgsmeldung über die gesamte Organisation reicht das also nicht.
Unter den Befragten nutzen fast alle Copilot mindestens täglich, etwa die Hälfte sogar mehrmals am Tag. Alle nennen Zeitersparnis als Vorteil. Eine deutliche Arbeitserleichterung erleben knapp zwei Drittel, die übrigen stimmen dem eher zu.
Darüber freue ich mich sehr, für diese Kolleg:innen brauche ich keine weitere Einführung mit der Überschrift „Warum Copilot?“.
Täglich genutzt, trotzdem unsicher
Einige der Befragten fühlen sich im Umgang mit Copilot eher unsicher. Auch die Freitexte enthalten Fragen, die sich durch häufiges Nutzen nicht von selbst erledigen: Wann nehme ich einen Agenten, wann einen Skill? Wofür sind Researcher und Analyst gedacht? Wie komme ich mit meinem Prompt zum gewünschten Ergebnis?
Eine Rückmeldung beschreibt das Ausprobieren als Weg mit häufigen Sackgassen, an dessen Ende dann doch irgendwie ein Ergebnis steht. Kommt mir bekannt vor. Ich würde nur ungern nachzählen, wie oft ich selbst schon „Das war eigentlich anders gemeint“ in einen Chat geschrieben habe.
Diese Fragen nehmen wir in den nächsten Terminen auf, jeweils an einer konkreten Aufgabe. Dort lässt sich klären, welches Werkzeug passt und was nach einem missglückten ersten Versuch hilft. Eine Übersicht über alle verfügbaren Funktionen brauchen wir dafür nicht.
Mich findet man. Die Informationen nicht immer.
Alle Befragten wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Den Informationsort zu Copilot bei MITA kennen dagegen nur knapp zwei Drittel. Das zeigt, dass ich als Copilot Ambassador im Unternehmen angekommen bin, ich das für die Wissensablage aber nicht geschafft habe.
Die SharePoint-Seite, eine Promptbibliothek und auch weitere Ressourcen wie Schulungsunterlagen, Tipps & Tricks sowie Empfehlungen für Podcasts und YouTube-Kanäle sind vorhanden. Das hilft nur begrenzt, wenn jemand gerade an einer Aufgabe sitzt und nicht weiß, wo der passende Hinweis liegt. „Haben wir doch schon abgelegt“ ist dann eine korrekte, aber wenig hilfreiche Antwort.
In einer Rückmeldung steht: „fehlen nicht, ich muss sie halt nutzen“. Ich könnte das jetzt einfach als erledigten Punkt betrachten. Sinnvoller erscheint mir allerdings, die Inhalte immer wieder zu zeigen, und zwar am besten in ohnehin existierenden Team-Meetings, um die Schwelle möglichst gering zu halten.
Ich helfe weiterhin sehr gerne bei Fragen. Gute Lösungen sollen aber auch ohne Zwischenstopp bei mir zu finden sein, denn die Erfahrungen der Kolleg:innen gehören genauso in die Sammlung. Wenn sich das Wissen auf viele Schultern verteilt, bin ich auch kein Flaschenhals mehr.
Wie viel von meiner Nutzung steckt in den Beispielen?
Bei den genutzten Anwendungen erkenne ich einiges wieder: Copilot Chat nutzen alle Befragten, PowerPoint fast alle und Outlook knapp zwei Drittel. Bei den Aufgaben werden unter anderem Dokumentenanalyse, Recherche, Textarbeit, Brainstorming und Präsentationen genannt.
Mit genau diesen Dingen beschäftige ich mich selbst viel. Entsprechend häufig kommen sie in meinen Beispielen vor. Ich zeige das, was ich kenne und im besten Fall schon selbst gegen die Wand gefahren und/oder erfolgreich gelöst habe.
Dass sich die Nutzung so ähnelt, kann an ähnlichen Aufgaben liegen, daran, dass Chat, PowerPoint und Outlook einfach am nächsten liegen, oder an meinen Inputs.
Welche Erklärung zutrifft, weiß ich nicht. Die Umfrage erfasst weder, woher jemand eine Funktion kennt, noch, was den ersten Versuch ausgelöst hat.
Ob meine Beispiele zu den Aufgaben der Kolleg:innen passen oder nur zu meinen Vorlieben, sollte ich künftig genauer prüfen. Wenn öfter andere ihre Arbeit zeigen, sehe ich auch, was in meinen Beispielen bisher fehlt.
Mehr Austausch, aber welcher?
Rund drei Viertel der Befragten wünschen sich Austausch mit Kolleg:innen. Praxisbeispiele aus Projekten, individuelle Unterstützung und kurze Tipps und Tricks nennen jeweils knapp zwei Drittel. Schulungen oder Workshops wünschen sich gut ein Drittel. Mehrfachnennungen waren möglich.
Eine Copilot-Arbeitsgruppe gibt es schon. Deshalb prüfen wir, wie sich die bestehenden Termine öffnen und bekannter machen lassen und welche Fragen dort bisher zu kurz kommen.
Die Freitexte geben dazu Hinweise: Die Kolleg:innen möchten sehen, wie andere Copilot im Arbeitsalltag nutzen, mit welchen Prompts sie arbeiten und was sich davon für die eigene Aufgabe übernehmen lässt.
Dazu gehören auch die Fehlversuche: Was hat Copilot falsch verstanden, was musste am Prompt geändert werden? Diese Korrekturen ersparen anderen einiges an Sucherei, im fertigen Ergebnis sieht man sie nur nicht.
So geht es weiter
Geplant sind als Nächstes diese Schritte:
Die Copilot-Arbeitsgruppe für alle öffnen und gleichzeitig als eine offene Frage- und Austauschrunde anbieten.
Kurze Praxisbeispiele und Tipps in bestehende Team-Meetings einbauen.
Die SharePoint-Seite und die Promptbibliothek regelmäßig zeigen und gemeinsam ergänzen.
Erfahrungen, Prompts und Fehlversuche aus den Teams besprechen.
Die gewünschten Vertiefungsthemen anhand aktueller Aufgaben aufgreifen und ausarbeiten.
Weitere Kolleg:innen in die Vermittlung und Pflege des Copilot-Wissens einbeziehen.
Externe Unterstützung für die Anwendungsfälle, die Entwicklung komplexerer Agenten und die zugehörige Governance dazuholen.
Gemeinsame Anwendungsfälle auswählen, priorisieren und umsetzen.
Dafür müssen die Führungskräfte vor allem Zeit und Freiraum für alle schaffen, sowohl für die individuelle Arbeit und das Ausprobieren als auch für den Austausch. Diese Zeit gehört fest in die Arbeitsplanung. „Wenn mal Luft ist“ taucht in den meisten Kalendern ohnehin nie auf, andere Aufgaben müssen dafür also Platz machen.
Die Freiheit zum Ausprobieren soll dabei bleiben. Nicht jeder Versuch braucht vorher ein gemeinsames Ziel oder die Zustimmung der Arbeitsgruppe.
Für mich bleibt damit genug zu tun. Die Nutzung läuft, jetzt soll mehr Wissen im Team ankommen, und zwar auch dann, wenn ich nicht persönlich dabei bin.
Austausch
Wie läuft das bei euch? Ist die Ansprechperson für Copilot ebenfalls bekannter als die Wissensablage? Welche Austauschformate nutzt ihr tatsächlich und was habt ihr daraus schon für eure eigene Arbeit übernommen?
