Wenn es um Copilot in Outlook geht, stehen meistens zwei Funktionen im Vordergrund: E-Mails zusammenfassen und neue E-Mails formulieren.
Mittlerweile nutze ich Copilot in Outlook allerdings häufiger aus anderen Gründen: Ich suche Informationen, lasse mir einen Projektstand zusammentragen, erstelle Regeln oder plane Termine.
Deshalb habe ich mir genauer angeschaut, was Copilot jenseits des Schreibens und Zusammenfassens in meinem Arbeitsalltag tatsächlich kann.
Wie gut kann Copilot ein ganzes Postfach durchsuchen?
Eine einzelne E-Mail oder einen langen E-Mail-Verlauf zusammenfassen zu lassen, ist inzwischen nichts Besonderes mehr.
Für mich wird es relevanter, wenn ich nicht genau weiß, in welcher Nachricht eine Information steht oder wenn ich mir einen Überblick über ein komplettes Thema verschaffen möchte.
Ein möglicher Prompt lautet:
„Durchsuche mein Postfach nach E-Mails zum Thema [Thema]. Fasse den aktuellen Stand zusammen und nenne Entscheidungen, offene Punkte und meine nächsten Aufgaben.“
Das funktioniert bei mir sehr gut.
Copilot findet die relevanten E-Mails, führt die Inhalte thematisch zusammen und erstellt daraus eine strukturierte Übersicht. Vor allem bei Themen, die sich über viele einzelne Nachrichten und längere Zeiträume verteilen, ist das deutlich einfacher, als selbst mit verschiedenen Suchbegriffen durch das Postfach zu gehen.
So könnte das Ergebnis aussehen. Zu den einzelnen Punkten gibt es weitere Details und, mir besonders wichtig, Referenzen und Quellenangaben.
Aktueller Stand und Entscheidungen
1. Entscheidung A
Entschieden wurde, dass …
2. Entscheidung B
Entschieden wurde zudem, dass …
3. Projektstatus
Phase X ist abgeschlossen, Phase Y läuft und Phase Z befindet sich in der Vorbereitung
Offene Punkte
Thema A
· …
Thema B
· …
Thema C
· …
Deine nächsten Aufgaben
Aus den aktuellsten Mails lassen sich folgende konkrete Aufgaben ableiten:
1. …
2. …
3. …
Was passiert mit meinen Funktionspostfächern?
An dieser Stelle zeigt sich allerdings eine relevante Einschränkung.
Ich arbeite nicht ausschließlich mit meinem persönlichen Postfach. Projektbezogene Informationen befinden sich teilweise auch in Funktionspostfächern.
Wenn ich Copilot um eine übergreifende Zusammenfassung bitte, ist für mich nicht ausreichend nachvollziehbar:
ob die Funktionspostfächer überhaupt berücksichtigt wurden
welche Funktionspostfächer durchsucht wurden
ob alle relevanten E-Mails gefunden wurden
aus welchem Postfach eine verwendete Information stammt
Bei mir werden Inhalte aus Funktionspostfächern nicht zuverlässig beziehungsweise nicht vollständig in die Zusammenfassung einbezogen.
Das ist insbesondere dann problematisch, wenn Copilot nicht nur eine Suchhilfe sein soll, sondern einen vermeintlich vollständigen Projektstand liefern soll. Ein gut formulierter Überblick kann sehr überzeugend aussehen, auch wenn ein Teil der Informationsbasis fehlt.
Für mich bedeutet das: Bei Themen, die stark auf Funktionspostfächern basieren, verlasse ich mich nicht ausschließlich auf die Zusammenfassung. Ich prüfe zusätzlich direkt in den betreffenden Postfächern.
Kann Copilot Informationen aus verschiedenen Microsoft-365-Anwendungen verbinden?
Noch praktischer ist für mich die Möglichkeit, Copilot nach dem gesamten Arbeitskontext zu fragen.
Ein typischer Prompt sieht beispielsweise so aus:
„Was ist der aktuelle Stand zu [Projekt]? Berücksichtige meine E-Mails und den weiteren relevanten Arbeitskontext. Nenne Entscheidungen, offene Punkte und meine nächsten Aufgaben.“
Damit beschränkt sich Copilot nicht mehr auf einzelne E-Mails. Je nach vorhandenen Informationen und Zugriffsrechten kann er zusätzlich weiteren Kontext aus Microsoft 365 berücksichtigen.
Das können beispielsweise sein:
Termine
Besprechungsinformationen
Teams-Chats
Dokumente
Das Ergebnis beinhaltet eine kurze Zusammenfassung, eine Management Summary, Details zu Entscheidungen, Aufgaben, offenen Punkten und Risiken sowie die umfangreichen Quellen und Referenzen.
„Es wurden mehrere relevante Ergebnisse gefunden, darunter 100+ verarbeitete E-Mails, Meetings, Chats und Dateien zum Thema [PROJEKT]. Die jüngsten Quellen zeigen, dass sich das Projekt aktuell in der [PHASE] befindet und die Auswahlphase faktisch abgeschlossen ist.“
Diese Möglichkeit ist natürlich nicht Outlook-spezifisch, sondern kann auch im Copilot Chat durchgeführt werden. Wenn sich allerdings viele Informationen in Outlook befinden, kann man dort direkt übergreifend mit dem ganzen Arbeitskontext suchen.
Copilot kann diese verstreuten Informationen zusammenführen und daraus eine gemeinsame Übersicht erstellen.
Selbstverständlich sollten diese Ergebnisse nicht vollständig ungeprüft übernommen werden. Vor allem Entscheidungen, Fristen und konkrete Aufgaben kontrolliere ich anhand der genannten Quellen selbst.
Auch hier bleibt außerdem die Einschränkung bei Funktionspostfächern bestehen. Wenn wesentliche Informationen ausschließlich dort liegen, ist nicht zuverlässig erkennbar, ob sie in die Antwort eingeflossen sind.
Kann Copilot Outlook-Regeln für mich erstellen?
Outlook-Regeln können sehr praktisch sein. Ihre Erstellung gehört für mich allerdings nicht zu den Tätigkeiten, mit denen ich mich länger als notwendig beschäftigen möchte.
Deshalb habe ich getestet, ob Copilot eine Regel anhand einer natürlichsprachlichen Beschreibung erstellen kann.
Mein Anwendungsfall war konkret: Alle E-Mails zu einem bestimmten Projekt sollten anhand festgelegter Begriffe im Betreff erkannt und einer grünen Kategorie zugeordnet werden.
Sinngemäß lautete meine Anweisung:
„Erstelle eine Regel für alle zukünftigen E-Mails, die „[Begriff 1]“ und „[Begriff 2]“ im Betreff enthalten. Weise diesen E-Mails die grüne Kategorie zu.“
Copilot hat die Regel erstellt:
Anschließend habe ich geprüft, ob neue passende E-Mails tatsächlich automatisch kategorisiert werden. Das hat funktioniert.
Damit ist der Zweck der Regel erfüllt: Zukünftige E-Mails werden anhand des definierten Kriteriums erkannt und automatisch kategorisiert.
Funktioniert das auch für bereits vorhandene E-Mails?
Zusätzlich sollte Copilot die neue Kategorie auf alle bereits im Postfach vorhandenen E-Mails anwenden, die dieselben Kriterien erfüllen. Das funktionierte leider nur teilweise.
Copilot hat zwar einige bestehende E-Mails gefunden und kategorisiert, aber nicht alle passenden Nachrichten erfasst. Auch nach einer erneuten, konkreteren Anweisung blieb die Kategorisierung unvollständig.
Wenn ich allerdings die neu erstellte Regel ausgeführt habe, wurden alle E-Mails berücksichtigt.
Deshalb werde ich in Zukunft, wenn ich mein ganzes Postfach oder zumindest eine größere Anzahl an E-Mails nach bestimmten Regeln kategorisieren möchte, eher eine Regel erstellen lassen, als die Anweisung direkt als Prompt zu formulieren.
Möchte ich die Regel nicht dauerhaft ausführen, kann ich sie nach einmaliger Durchführung immer noch löschen.
Wie gut funktioniert Copilot als Meeting-Assistent?
Mein Kalender ist voller als mein Postfach. Deshalb ist für mich die Terminplanung interessanter als die Verwaltung von E-Mails.
Copilot kann im Outlook-Chat nach Terminen suchen und neue Meetings planen. Statt selbst mehrere Kalender zu öffnen und nach einem freien Zeitfenster zu suchen, kann ich beispielsweise schreiben:
„Plane für nächste Woche einen 45-minütigen Teams-Termin mit [Person 1] und [Person 2] zum Thema [Thema]. Erstelle dazu eine Agenda und informiere in der Einladung über den aktuellen Stand. Berücksichtige bei der Planung private Termine als nicht verfügbar.“
Copilot prüft die Verfügbarkeiten und schlägt passende Termine vor:
Nachdem ich die Agenda kontrolliert und mich für eine Option entschieden hatte, erstellte Copilot den Termin und verschickte ihn. In der Einladung steht am Ende der Hinweis: „Diese Einladung wurde von Copilot im Namen von Tamara Wagner gesendet.“ Damit ist klar, dass ich die Verantwortung für den Termin übernehme.
Was funktioniert gut und wo liegen die Grenzen?
Nach meinen bisherigen Erfahrungen ergibt sich ein gemischtes, insgesamt aber deutlich positives Bild.
Gut funktioniert haben:
thematische Suche über mehrere E-Mails
strukturierte Zusammenfassungen zu einem Thema
Zusammenführen von Informationen aus verschiedenen Microsoft-365-Quellen
Erstellen einer Outlook-Regel für zukünftige E-Mails
Finden geeigneter Termine
Erstellen neuer Besprechungen
Nur eingeschränkt funktioniert haben:
nachvollziehbare Einbindung von Funktionspostfächern
vollständige Bearbeitung bereits vorhandener E-Mails
Gerade bei überzeugend formulierten Zusammenfassungen besteht die Gefahr, dass ein Ergebnis vollständiger wirkt, als die zugrunde liegende Suche tatsächlich war. Ich habe als grundsätzliche Regel in meiner Personalisierung zwar hinterlegt, dass Copilot sich nichts ausdenken darf und darauf hinweisen soll, wenn Informationen nicht vorliegen, aber das schützt leider nicht immer vor einer scheinbaren Vollständigkeit.
Deshalb nutze ich Copilot in Outlook vor allem für den ersten Überblick und für klar abgegrenzte Aktionen. Kritische Informationen und umfangreiche Änderungen kontrolliere ich anschließend selbst.
Was ich daraus mitnehme
Copilot in Outlook ist für mich viel mehr als eine Schreibhilfe.
Der Mehrwert liegt für mich nicht darin, eine freundlichere E-Mail zu formulieren, sondern darin, dass ich mein Postfach natürlichsprachlich durchsuchen, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen, Regeln erstellen und Termine organisieren kann.
Die endgültige Kontrolle über mein Postfach und meinen Kalender behalte ich allerdings selbst. So weit geht die Freundschaft dann doch noch nicht. Das ist auch der Grund, warum ich mich (bislang) nicht mit Kalenderanweisungen beschäftigt habe, die automatisch, regelbasiert Termine beantworten.
Welche Funktionen jenseits des Schreibens und Zusammenfassens nutzt ihr bereits mit Copilot in Outlook?
