Bearbeiten mit Copilot in PowerPoint: Wenn aus einer Idee direkt eine Folie wird

Nach meinem Artikel zu „Bearbeiten mit Copilot“ in Word wollte ich mir als Nächstes PowerPoint anschauen. Dabei hatte ich zunächst die naheliegenden Szenarien im Kopf: Inhalte zusammenfassen, Folien ergänzen oder Präsentationen aus Dokumenten erstellen.

Zwei Situationen in den letzten Wochen haben meinen Blick darauf etwas verändert. Beide waren weder spektakulär noch technisch und zeigen sehr gut, wie Copilot im Arbeitsalltag einfach dabei ist und bei Standardtätigkeiten unterstützt.

Eine neue Folie statt einer neuen Präsentation

Die erste Situation war eine interne Copilot-Schulung.

In diesen Schulungen versuche ich meistens, nicht nur Funktionen zu zeigen, sondern gemeinsam mit Kolleg:innen herauszufinden, wie sich Dinge im echten Arbeitsalltag einsetzen lassen. Dafür arbeiten wir häufig direkt mit vorhandenen Unterlagen. Das ist manchmal etwas weniger kontrolliert als eine vorbereitete Demo, dafür aber deutlich näher an dem, was später tatsächlich genutzt wird.

Diesmal hatten wir eine bestehende Präsentation geöffnet.

Die Aufgabe war einfach: Eine zusätzliche Folie ergänzen, die in das bestehende Deck passt.

Wir haben dafür direkt Copilot in PowerPoint genutzt und die Reaktion eines Kollegen, der parallel an einer eigenen Präsentation gebastelt hat, war:

„Wow, das klappt ja sogar in PowerPoint richtig gut.“

Das Ergebnis bei ihm war eine zusätzliche Management-Summary, die strukturiert war und die vorhandenen Farben und Schriftarten nutzte, so dass er direkt damit weiter arbeiten konnte, ohne sich viele Gedanken ums Design zu machen.

PowerPoint gehört für viele Menschen zu den Anwendungen, die gleichzeitig einfach und zeitaufwendig sein können. Eine Folie ist schnell gebaut. Eine Folie, die wirklich gut in eine bestehende Präsentation passt, braucht oft deutlich länger.

In dieser Situation war schnell sichtbar, dass Inhalte, Aufbau und Gestaltung bereits gut zur bestehenden Präsentation gepasst haben. Es gab einen sehr brauchbaren Entwurf und vor allem keinen leeren Bildschirm.

Die Person, die immer Folien „noch etwas hübscher“ macht

Vorige Woche hatte ich dazu noch ein Gespräch mit einer Kollegin, die ein gutes Auge und Gespür für ansprechende Präsentationen hat.

Ich glaube, fast jedes Team hat diese eine Person.

Die Person, die gefragt wird, wenn etwas „noch etwas hübscher“ werden soll.

Die Person, die Präsentationen rettet.

Die Person, die angeblich nur kurz helfen soll und dann doch die halbe Präsentation neu baut.

Bei uns ist das eben besagte Kollegin.

Folien „hübsch“ machen gehört nicht zu ihrem eigentlichen Aufgabenbereich. Sie macht das aber gerne, ist schnell und hat ein gutes Händchen dafür.

Was ich bisher nicht wusste: Sie nutzt Copilot dafür bereits seit einiger Zeit.

Ihr bisheriger Workflow ist ziemlich pragmatisch:

Kolleg:innen kamen mit einer textlastigen Folie oder einer kurzen Beschreibung dessen, was am Ende entstehen sollte. Sie hat daraus mit Copilot im Chat Ideen entwickelt, Bilder erzeugen lassen und diese iterativ weiterentwickelt, bis die Richtung gepasst hat. Anschließend hat sie die Folie in PowerPoint selbst gebaut.

Wenn es komplexer wurde, hat sie sich zusätzlich Schritt für Schritt erklären lassen, wie bestimmte Elemente umgesetzt werden können.

Ich fand das schon ziemlich clever und einen guten Ansatz, um Copilot als Unterstützung zu nutzen.

Dadurch sind nicht plötzlich perfekte Folien entstanden, aber sie hat sich so entlastet und einen Teil der kreativen Vorarbeit abgegeben. Weniger Zeit für die Frage „Wie könnte das aussehen?“ und mehr Zeit für die eigentliche Umsetzung.

Gleicher Prompt, anderer Ort

Im Gespräch haben wir dann spontan etwas ausprobiert.

Sie hat ihren Bildschirm geteilt und den gleichen Prompt mit dem gleichen Ziel direkt in PowerPoint statt im Chat eingegeben.

Das Ergebnis war sofort anders und es entstand kein Bild, das anschließend übertragen oder nachgebaut werden musste. Stattdessen wurde direkt eine bearbeitbare Folie innerhalb einer bestehenden Präsentation ergänzt.

Farben, Schriftarten und Teile des Layouts waren bereits passend.

Natürlich wurde noch nachgearbeitet. Ich kenne niemanden, der eine erzeugte Folie anschaut und beschließt, dass sie ab jetzt nie wieder angefasst wird.

Trotzdem war die Kollegin schneller fertig als mit ihrem bisherigen Vorgehen und sagte begeistert, dass sie das ab sofort immer so machen werde.

Nicht alles muss im Chat passieren

Das ist nicht nur ein schönes Beispiel dafür, dass Copilot in PowerPoint echt gute Ergebnisse erzielen kann, sondern auch dafür, dass Copilot an der richtigen Stelle eingesetzt, alltägliche Aufgaben vereinfachen kann. Der Chat ist erst mal ein guter Alleskönner, zeigt seine Stärken aber vor allem in der Beantwortung von Fragen. Wenn es um Präsentationen, Dokumente oder Tabellen geht, sollte Copilot für bessere Ergebnisse direkt in der entsprechenden App genutzt werden.

Warum ich das interessanter finde als komplette Präsentationen

Nach dem Gespräch habe ich noch etwas darüber nachgedacht.

Im Moment wird in meinem Umfeld bei Copilot in PowerPoint häufig darüber gesprochen, wie schnell komplette Präsentationen erstellt werden können. Da ist meiner Erfahrung nach das Ergebnis aber oft noch nicht wirklich brauchbar. Struktur und Inhalt sind gut, aber das Design ist bei meinen Versuchen meist nicht gut genug, um direkt damit weiterzuarbeiten.

Deswegen sehe ich deutlich mehr Potenzial darin, bestehende Präsentationen weiterzuentwickeln. Oft gibt es schon Vorlagen und Templates, die für den aktuellen Fall gefüllt und erweitert werden müssen. Hier zeigt Copilot in meinem Arbeitsalltag seine größte Stärke.

Auswirkungen auf Teams

Interessant finde ich auch die Auswirkung auf Teams und die Ableitungen aus dem Gespräch mit unserer PowerPoint-Expertin. Sie wird bei Anfragen zukünftig erst mal auf Copilot verweisen und Hilfe zur Selbsthilfe geben.

So wie sie werden manche Personen irgendwann unfreiwillig zur Anlaufstelle für bestimmte Themen wie Präsentationen, Excel, Formatierungen, Visualisierung oder Dokumente.

Das ist wichtig für Teams und gleichzeitig entsteht dadurch schnell ein kleiner Engpass.

Wenn Kolleg:innen häufiger selbst einen guten ersten Stand erzeugen können, verschwinden diese Expert:innen nicht, sondern bekommen etwas mehr Zeit für die Fälle, in denen ihre Erfahrung wirklich einen Unterschied macht.

Unsere Kollegin wird mit Sicherheit auch in Zukunft die Person bleiben, die besonders gute Folien baut. Vielleicht muss sie nur etwas seltener die Präsentation retten, die zehn Minuten vor dem Termin plötzlich doch noch „ganz schnell hübsch gemacht“ werden soll.

Austausch

Mich würde interessieren, ob ihr ähnliche Erfahrungen gemacht habt:

Erstellt ihr mit Copilot komplette Präsentationen oder ergänzt ihr häufiger bestehende Decks?

Wo merkt ihr für euch den größten Unterschied zwischen Chat und der direkten Nutzung in Word, Excel oder PowerPoint?