Seit Kurzem kann ich in Excel eigene Skills hinterlegen. Damit lassen sich Anweisungen für wiederkehrende Aufgaben einmal definieren und anschließend direkt in Copilot in Excel verwenden.
Für mich war ziemlich schnell klar, dass ich das mit Angebotsauswertungen ausprobieren möchte.
In Ausschreibungen arbeiten mehrere Provider mit denselben Vorlagen, beantworten fachliche Anforderungen und füllen Preismatrizen aus. Danach beginnt die Auswertung. Die gemeinsame Vorlage hilft dabei, verhindert aber nicht, dass Kosten unterschiedlich zugeordnet, Leistungen anders abgegrenzt oder einzelne Felder unterschiedlich interpretiert werden.
Für meinen Test habe ich drei Skills gebaut:
Preismatrix prüfen
Preismatrizen normalisieren und vergleichen
Anbieterantworten je Bewertungskriterium vergleichen
Der Plan war ein kleines Starter-Kit für die Angebotsauswertung. Bis zum ersten Test kam ich allerdings zunächst gar nicht 🤷
Der erste Skill bleibt unsichtbar
Die SKILL.md war erstellt, lag im vorgesehenen OneDrive-Ordner und wurde von Excel trotzdem ignoriert.
Ich habe die Ablage kontrolliert, Excel neu gestartet und mehrfach aktualisiert. Der Skill blieb verschwunden. Interessanterweise konnte Excel beim Öffnen des Skills-Ordners durchaus sehen, dass dort etwas lag. Nutzen wollte es den Skill trotzdem nicht.
Ursache war schließlich die Office-Anzeigesprache.
Meine Office-Oberfläche war auf Deutsch eingestellt. Nach der Umstellung auf Englisch tauchte der Skill auf und ließ sich verwenden.
Das Problem hatte mit meinem Skill also nichts zu tun. Es hat mich trotzdem eine Weile beschäftigt. Ein angemessener Einstieg in ein Excel-Experiment 😉
Skill 1: Preismatrix prüfen
Der erste Skill bekommt die ausgefüllte Preismatrix eines Providers und prüft sie auf Auffälligkeiten. Dazu gehören fehlende Angaben, Formelfehler, unklare Kostenpositionen, Optionen, Alternativen und Stellen, an denen Werte und Berechnungslogik nicht zusammenpassen.
Ich habe ihn mit mehreren echten Providerangeboten getestet. Später kam eine weitere Ausschreibung dazu, bei der eine Datei zwei Preismatrizen für unterschiedliche Lose enthielt.
Für jede Datei erzeugte der Skill ein Prüfprotokoll. Das Design variierte zwischen den Durchläufen etwas. Überschriften, Farben und Tabellen sahen nicht jedes Mal identisch aus. Die Struktur blieb ähnlich und die Ergebnisse waren für meine Arbeit gut nutzbar.
Wenn eine neue Preismatrix kommt, lasse ich sie prüfen und schaue mir anschließend gezielt die gefundenen Auffälligkeiten an. Ich muss dafür nicht selbst jede Position vorab durchsuchen.
Den Skill werde ich weiterverwenden.
Skill 2: Preismatrizen vergleichen
Beim zweiten Skill wollte ich mehrere Providerangebote auf eine gemeinsame kaufmännische Basis bringen.
Der Skill sollte Preispositionen erkennen, normalisieren und unterschiedliche Kostenmodelle so aufbereiten, dass daraus ein nachvollziehbarer Vergleich entsteht.
Ein Anbieter bündelt Leistungen, die ein anderer separat ausweist. Support steckt einmal in einer anderen Gebühr und steht beim nächsten Anbieter als eigene Position daneben. Eine als Option bezeichnete Leistung kann für den konkreten Vergleich trotzdem zur benötigten Basis gehören. Dazu kommen unterschiedliche Laufzeiten, Mengenmodelle, Abrechnungslogiken und Implementierungsleistungen.
Der Skill konnte viele dieser Unterschiede erkennen und strukturiert darstellen.
Bei den beiden getesteten Ausschreibungen reichte das für eine eigenständige kaufmännische Auswertung allerdings nicht aus. Es waren fachliche Entscheidungen notwendig, die aus den Angebotsdateien teilweise gar nicht hervorgingen.
Besonders deutlich wurde das beim Abgleich mit bereits vorhandenen manuellen Auswertungen. Einige Entscheidungen waren dort enthalten, ohne dass sie aus den ursprünglichen Providerangeboten vollständig ableitbar waren.
Hier nutze ich den Skill deshalb anders als ursprünglich geplant. Er kann einen Vergleich vorbereiten und bestehende Auswertungen kontrollieren. Abweichungen lassen sich damit gut untersuchen und nachvollziehen.
Die kaufmännische Auswertung selbst werde ich bei solchen Angeboten weiterhin manuell durchführen.
Skill 3: Anbieterantworten vergleichen
Beim dritten Skill gibt es mit dem Kriterienkatalog bereits eine gemeinsame Struktur.
Die Anbieter geben beispielsweise an, ob eine geforderte Funktion im Standard verfügbar ist, Customizing benötigt oder nicht angeboten werden kann. Dazu kommen häufig Freitexte mit Erläuterungen.
Der Skill stellt diese Antworten gegenüber.
Damit bekomme ich schnell einen Überblick darüber, welche Funktionen einzelne Anbieter nicht im Standard anbieten und welche Anforderungen gar nicht abgedeckt werden. Widersprüchliche Angaben zwischen Auswahlfeld und Erläuterung werden ebenfalls sichtbar.
Ich kann zuerst die kritischen Kriterien prüfen. Rückfragen an Anbieter oder Kunde können früh gestellt werden. Während wir auf Antworten warten, läuft die restliche fachliche Auswertung weiter.
Der Skill nimmt mir die Bewertung eines Kriteriums nicht ab. Das brauche ich an dieser Stelle auch nicht. Wenn ein Anbieter eine Funktion nur über Customizing bereitstellen kann, hängt die Bewertung davon ab, um welche Anforderung es geht und was im jeweiligen Projekt akzeptabel ist.
Dafür bekomme ich schneller heraus, wo diese Entscheidung überhaupt notwendig ist.
Das spart mir bei großen Kriterienkatalogen Arbeit.
Viele Informationen bleiben viele Informationen
Die Ausgabe des dritten Skills hat allerdings einen Nachteil: Es ist viel.
Mehrere Ergebnisblätter mit Anbieterantworten, Auffälligkeiten, Widersprüchen und offenen Punkten sind für mich noch gut handhabbar. Ich kenne die Ausschreibung und verbringe freiwillig relativ viel Zeit in Excel.
Für neue Kolleg:innen oder weniger Excel-affine Menschen ist der Einstieg schwieriger.
Ich habe deshalb wieder Copilot in Excel verwendet und aus den Ergebnisblättern ein zusätzliches zusammenfassendes Tabellenblatt erstellen lassen. Das reicht für den ersten Überblick. Wer einen Punkt genauer prüfen möchte, geht anschließend in die Detailblätter.
Den Skill dafür noch umfangreicher zu machen, hat sich in meinem Test übrigens nicht bewährt. Ich hatte zwischenzeitlich eine deutlich ausgefeiltere Version gebaut. Die Regeln wurden präziser, die Auswertung komplexer und das Ergebnis für meinen Bedarf schlechter. Also zurück zur vorherigen Version.
Auch das gehört inzwischen zu meiner Skill-Bastelei: Manchmal ist Version zwei vor allem der recht zuverlässige Nachweis, dass Version eins schon ziemlich vernünftig war.
So nutze ich die drei Skills weiter
Nach den Tests bleibt das Starter-Kit bestehen.
Preismatrix prüfen werde ich als Eingangskontrolle verwenden. Der Skill findet Auffälligkeiten und gibt mir ein strukturiertes Prüfprotokoll.
Preismatrizen normalisieren und vergleichen werde ich für Vorarbeiten und zur Kontrolle manueller kaufmännischer Auswertungen nutzen. Die eigentliche kaufmännische Bewertung bleibt komplett bei mir und wird durch diesen Skill nur vorbereitend unterstützt.
Anbieterantworten je Bewertungskriterium vergleichen hilft mir beim Einstieg in umfangreiche fachliche Auswertungen. Ich finde die kritischen Punkte früher und kann Rückfragen stellen, bevor ich mit der gesamten Bewertung durch bin.
Meine Arbeitsmappen haben danach teilweise mehr Tabellenblätter als vorher. So wie sich das gehört, wenn man intensiv mit Excel arbeitet 😉
Nach den Tests habe ich für jeden der drei Skills einen konkreten Einsatz gefunden. Der sieht teilweise anders aus, als ich beim Erstellen gedacht hatte. Entscheidend ist für mich, ob mir ein Skill bei einer wiederkehrenden Aufgabe tatsächlich Arbeit abnimmt. Bei diesen drei weiß ich jetzt, wo das funktioniert und wo ich weiterhin selbst ran muss.
Austausch
Mich interessiert eure praktische Erfahrung: Welche eigenen Skills habt ihr inzwischen in Excel ausprobiert? Gibt es Aufgaben, bei denen sie euch tatsächlich regelmäßig Arbeit abnehmen, und wo seid ihr beim Testen wieder bei manueller Arbeit gelandet?
